КЭДО для государственных гражданских служащих — да или нет

Коммерческие организации уже в полной мере ощутили преимущества, которые дает кадровый электронный документооборот (КЭДО) — экономию ресурсов, быстрые и прозрачные процессы. Государство не отстает: цифровая трансформация госсектора — тренд в современной России. Однако при переходе на КЭДО государственные учреждения должны соблюдать нормы не только Трудового кодекса, но и специализированного законодательства, в том числе 79-ФЗ.

В статье вместе с Ильей Десятковым, аналитиком компании Directum и экспертом по цифровизации госсектора, рассмотрим, разрешает или ограничивает закон использование КЭДО: какие кадровые процессы можно перевести в электронный формат уже сейчас, а какие пока остаются в бумажном виде. Разберем нормы 79-ФЗ, выделим возможности для автоматизации кадрового документооборота и обозначим правовые риски, которые важно учитывать государственным учреждениям при переходе на кадровый ЭДО.

Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ (79-ФЗ) напрямую не запрещает использовать КЭДО в отношении госслужащих.

Уже готовится пакет поправок в федеральное законодательство для дальнейшего перевода государственных гражданских служащих на КЭДО. Идет эксперимент в федеральных органах исполнительной власти на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 18.03.2023 г. № 413 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти».

Ст. 44.1 79-ФЗ предписывает федеральным органам исполнительной власти использовать единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы (ЕИСУКС) в области государственной службы. Субъектам РФ доступен выбор между федеральной информационной системой и решениями, которые сегодня активно используют коммерческие организации. Важно, чтобы выбранный программный продукт учитывал перечень требований, определенных законодательством.

Пример такой системы — отечественная разработка Directum HR Pro. ПО дает возможность создавать, подписывать, хранить кадровые документы и обмениваться ими в электронном виде, а также организовать интеграцию с учетными системами. Встроенные no-code-инструменты гибкой настройки помогают адаптировать бизнес-логику под конкретные процессы без программирования, что упрощает переход на КЭДО без нарушения норм 79-ФЗ.

Отмечу, что ст. 44.1 79-ФЗ по большей части регулирует использование учетных систем — тех, в которых ведется учет кадров, готовится отчетность. В будущем законодатели планируют дополнить 44 статью разделом 2, в котором будут описаны нюансы использования систем КЭДО. Они направлены на цифровизацию создания, подписания, хранения и обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками.

Илья Десятков, аналитик компании Directum, эксперт по цифровизации госсектора

Особенности документооборота для госслужащих

Первый и один из самых важных вопросов: какие документы можно перевести в электронный вид при переходе на КЭДО в госслужбе? Прежде чем ответить на него, разберемся, что же такое электронный документ и что отличает его от бумажного.

Согласно федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ (63-ФЗ), электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде набора данных, подготовленных, отправленных, полученных или хранимых с помощью электронных средств. Проще говоря, электронный документ — это документированная информация в цифровом виде. Чтобы он был юридически значимым, документ должен быть подписан электронной подписью (ЭП). Закон различает три вида ЭП: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП).

Электронная подпись: как обеспечить юридическую значимость кадровых документов

Начнем с простого — КЭП. На основании 63-ФЗ КЭП признается аналогом собственноручной подписи. Никаких дополнительных условий соблюдать не нужно, достаточно выпустить сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре или получить его в Федеральном казначействе. После этого можно подписывать кадровые документы, причем как представителю нанимателя, так и государственному служащему.

Мы можем не ограничиваться только сертификатами КЭП. Использовать НЭП и ПЭП возможно при соблюдении требований ст. 6 63-ФЗ. В ней говорится что НЭП и ПЭП признаются аналогами собственноручной подписи, если между сторонами, подписавшими документ, существуют действующие на момент подписания дополнительные условия или соглашения. Это могут быть, например, локальные нормативные акты, нормативные правовые акты, договоры об электронном взаимодействии и т.д.

Получается, что для применения НЭП в КЭДО требуются дополнительные документы, которые регулируют отношения сторон. На практике это может выглядеть следующим образом: на уровне Правительства региона готовится и утверждается нормативный правовой акт. В нём прописываются:

1. Дополнительные условия для признания ПЭП и НЭП аналогами собственноручной подписи.
2. Особенности электронного взаимодействия в регионе. Например, перечень информационных систем, варианты проверки действительности ЭП, правила доступа и подключения пользователей.

Далее на основании этого НПА каждое учреждение выпускает собственный локальный нормативный акт, где более тонко регулирует кадровые электронные отношения представителя нанимателя и госслужащих.

Сегодня у граждан РФ есть несколько вариантов работы с электронной подписью. Помимо сертификатов от коммерческих удостоверяющих центров, которые иногда вызывают вопросы у организаций, внедряющих КЭДО, существует официальный государственный сервис — Госключ.

Он дает возможность физическим лицам выпускать неквалифицированную или квалифицированную электронную подпись. Важно, что с помощью Госключа можно подписывать в том числе и кадровые документы — как от имени представителя нанимателя, так и от имени самого госслужащего.

Документы: специальные требования для госслужбы

Согласно Указу Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», определен перечень документов, которые должны быть приобщены к личному делу государственного гражданского служащего, а именно:

• заявление о поступлении на гражданскую службу;
• анкета установленного образца;
• копии трудовой книжки, паспорта, документов об образовании;
• медицинская справка.

• служебный контракт и дополнительные соглашения к нему;
• приказы (о назначении, переводе, увольнении);
• аттестационные материалы;
• документы о классных чинах и наградах.

• сведения о доходах и имуществе;
• документы о допуске к государственной тайне;
• воинский учет.

Согласно федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125 и приказу Росархива от 20.12.2019 г. № 236, личное дело государственного служащего должно быть передано в архив через 10 лет после увольнения сотрудника. Росархив на данный момент не ведет полноценную работу с электронными документами и делами. Значит, эти документы нужно дублировать на бумаге, если планируется их перевод в электронный вид.

В контексте служебной деятельности для введения КЭДО есть еще одно «белое пятно», которое не дает возможности на данный момент применить электронный вид к:

• актам о несчастных случаях;
• приказам о расторжении служебного контракта (увольнение);
• актам о прохождении инструктажей по охране труда.

Такая особенность КЭДО идет из общего трудового законодательства, которое напрямую запрещает использовать электронную форму для этих видов документов.

Нельзя перевести документы, относящиеся к государственной тайне. Это, например:

• акты о допуске к государственной тайне;
• документы с грифами «секретно» или «совершенно секретно».

Стоит отметить, что мы не можем обязать госслужащего взаимодействовать с представителями нанимателя в электронном виде — начать обмениваться электронными документами возможно только по полученному от сотрудника согласию.

Итак, какие же из кадровых документов госслужащих готовы к цифровой трансформации? В следующих разделах статьи систематизируем их по видам кадровых процессов — от приема до служебной деятельности — с конкретными примерами перевода в электронный вид.

Кадровые документы госслужащих: что можно перевести в цифру уже сейчас

Поступление на гражданскую службу

Прием на службу происходит по результатам конкурса. В ходе конкурсного отбора оценивается профессиональный уровень претендентов и проверяется их соответствие установленным квалификационным требованиям. Конкурс может не проводиться в определенных случаях, описанных в ст. 22 79-ФЗ. Типовой процесс поступления на государственную гражданскую службу выглядит так:

Пошагово разберемся, какие документы участвуют на каждом из этапов, и поймем, возможно ли перевести их в электронный вид.

Подача документов

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 г. № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» в рамках проведения конкурса кандидат предоставляет:

• личное заявление;
• заполненную и подписанную анкету по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 № 667-р, с фотографией;
• копию паспорта или заменяющего его документа;
• копии документов, подтверждающие необходимое профессиональное образование, квалификацию и стаж работы;
• документ об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.
• сведения о размещении информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
• иные документы или их копии, предусмотренные законодательством.

Опираясь на перечень документов из Указа Президента РФ от 30.05.2005 г. № 609, можно с уверенностью сказать, что есть документы, которые нельзя использовать в электронной форме полноценно.

Заявление, анкета и медицинская справка прикладываются к личному делу госслужащих, а значит, в будущем должны будут попасть в архив. Вероятнее всего, в ближайшие годы будут приняты соответствующие поправки в 79-ФЗ и прочие нормативные акты, которые будут явно регулировать этот вопрос. Шаги уже предпринимаются: с 1 января 2026 года можно будет заполнять анкеты на сайте федеральной информационной системы через сервис «Анкета ГС», а также в иных информационных системах, где предусмотрена такая возможность (п. 4 Указа Президента РФ от 10.10.2024 г. № 870).

Проведение конкурса

Конкурсный отбор — достаточно объемный процесс, в типовом формате содержит несколько этапов: проверка документов, формирование конкурсной комиссии, конкурсные процедуры (тестирование, интервью, анкетирование кандидатов), оценка кандидатов и определение победителя. В процессе создаются документы — от различных актов до приказов по формированию комиссии и протоколов совещаний.

Все оформляемые в ходе конкурса документы можно перевести в электронный вид, препятствий со стороны законодательства к этому нет.

Заключение служебного контракта

Поскольку экземпляр служебного контракта должен быть помещен в личное дело госслужащего (Указ Президента от 30.05.2005 г. РФ № 609), его не получится полноценно использовать в виде электронного документа. Контракт можно подготовить, согласовать и хранить в виде копии в системе КЭДО, но подписывать придется на бумаге. По крайней мере, до принятия поправок в регулирующее законодательство.

Ознакомление с ЛНА

Согласно ст. 26 79-ФЗ, при заключении служебного контракта необходимо ознакомить гражданского служащего с внутренним распорядком государственного органа и иными нормативными актами, имеющими отношение к исполнению должностных обязанностей.

Для того чтобы ознакомить будущего сотрудника с такими документами в системе КЭДО при поступлении на работу, их необходимо подготовить в электронном виде. Многие из документов к ознакомлению уже могут существовать в бумаге. Чтобы перевести их в электронный вид, достаточно занести в систему отсканированные копии и утвердить их электронной подписью. Этим действием мы обезопасим себя в дальнейшем, при проведении аудитов и проверок со стороны контролирующих органов, а также обеспечим полноценную юридическую значимость документов.

Подводя итог, можно однозначно заявить, что на текущий момент возможно автоматизировать процесс таким образом, чтобы все основные этапы происходили в электронном виде, а утверждение и ознакомление оставалось на бумаге. Да, это не полноценный переход на КЭДО, но на момент принятия поправок в законодательство ваша организация получит бесценный опыт работы с системой КЭДО, а автоматизируемые процессы пройдут «обкатку» временем — сформируется пул пожеланий, которые дадут представление об «идеальной» системе КЭДО.

Илья Десятков, аналитик компании Directum, эксперт по цифровизации госсектора

Служебная деятельность

В ходе работы по конкретному государственному служащему может быть оформлено множество документов от заявлений и приказов до различных актов и дополнительных соглашений к служебному контракту.

Все документы так или иначе относятся к конкретным процессам. При их переводе в цифру стоит придерживается правил федерального законодательства и с особым вниманием относиться к документам из перечня Указа Президента РФ от 30.05.2005 г. № 609.

Некоторые из процессов, которые можно автоматизировать при переходе на КЭДО для госслужащих:

• оформление работ на условиях неполного времени во время отпуска по уходу за ребенком;
• изменение графика служебного времени;
• изменение условий служебного контракта;
• планирование и оформление отпусков (ежегодных, дополнительных и иных, предусмотренных законодательством);
• привлечение к работе в выходные дни.

Предлагаем оценить возможности автоматизации на примере процесса «Изменение графика служебного времени»:

Подача заявления

Сотрудник может заполнить заявление и утвердить его полностью в электронном виде. 79-ФЗ и сопутствующие акты не регулируют этот вопрос для госслужащих. Получается, что на основании ст. 11 ТК РФ здесь применимы нормы общего трудового законодательства.

В Указе Президента РФ от 30.05.2005 г. № 609 упоминается только заявление о поступлении на госслужбу, которое необходимо приложить в личное дело работника. Поэтому все процессы, инициируемые заявлением, можно автоматизировать по правилу, описанному выше.

Согласование и утверждение заявления

Эти этапы также поддаются полной автоматизации. В электронном виде можно передавать документ в установленном порядке и ставить на него согласующую либо утверждающую электронную подпись. Также можно вести отдельный лист согласования, если того требует внутренний регламент организации.

Здесь напомним, что при введении в действие дополнительных условий и соглашений между взаимодействующими сторонами можно использовать различные виды подписей. Участники согласования могут устанавливать на документ КЭП, НЭП или ПЭП.

Исполнение работ по заявлению

На этом этапе специалисты кадровой службы готовят приказ и дополнительное соглашение к служебному контракту. Приказ можно полностью перевести в электронный вид, а по дополнительному соглашению этого сделать не получится, так как его экземпляр должен быть приложен в личное дело гражданского служащего.

Что касается приказа, то он может быть также направлен на согласование, утверждение и ознакомление под подпись. Это объемный процесс, но к его подэтапам можно применить правила из предыдущих разделов.

Итогом будет подписанный в электронном виде приказ об изменении графика служебного времени и бумажное дополнительное соглашение к контракту.

Ситуация с общими процессами, возникающими в ходе служебной деятельности, выглядит на данный момент куда лучше приема на госслужбу: до 90% оформляемых документов возможно перевести в электронный вид.

Илья Десятков, аналитик компании Directum, эксперт по цифровизации госсектора

Работать в цифре можно уже сегодня — например, в системе Directum HR Pro. Здесь доступны:

• разные виды ЭП, в том числе Госключ;
• возможность настроить внутренние регламенты и шаблоны документов в соответствии с требованиями ТК РФ и 79-ФЗ;
• готовые решения по управлению трудоустройством, отпусками и командировками;
• встроенные механизмы для интеграции с различными учетными кадровыми системами.

79-ФЗ и сопутствующие законодательные нормы не запрещают использовать КЭДО в отношении документов, которые не должны быть прикреплены к личному делу госслужащего. Можно смело сказать, что при переводе на КЭДО в текущей обстановке нормативной неопределенности лучше опираться на нормы общего трудового законодательства. Скорее всего, лучшие практики из него «перетекут» и в новые законодательные акты. Это можно наблюдать на примере продолжающегося эксперимента Минцифры РФ и текущего опыта государственных организаций—первопроходцев в КЭДО.