Топ странных и недооцененных требований к системе КЭДО

Сегодня на рынке существует целый веер решений для кадрового электронного документооборота (КЭДО). Не меньше выходит всевозможных обзоров и рейтингов, где сравниваются профильные системы. В этом многообразии легко заблудиться. Что действительно важно учитывать при выборе ПО, а какие популярные характеристики на деле не нужны, разбираемся вместе с Айратом Сибгатуллиным, директором продукта Directum HR Pro.

Компания Directum на рынке кадрового ЭДО с момента его становления. За это время мы успели поработать с заказчиками из организаций разных размеров и отраслей. При этом часто сталкиваемся с ситуацией, когда представители бизнеса приходят с готовыми списками требований к системе, среди которых — спорные пункты без прикладной ценности.

Разберем подробнее топ таких требований и рассмотрим, какие действительно важные параметры зачастую остаются без внимания, а зря.

Топ-6 спорных требований к системе КЭДО

1. Интеграция с ПЭП портала «Работа России».

   Это один из самых популярных запросов клиентов. При этом никто не может объяснить, зачем именно нужна такая интеграция. Использовать сторонний сервис для подписания документов неудобно и излишне. Нужная функциональность уже есть в профильном решении. К примеру, в Directum HR Pro усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП) для сотрудников генерируются прямо в системе и за них не нужно дополнительно платить.

   Если же заказчик хочет использовать государственный инструмент, потому что к нему больше доверия у работников, то более универсальный и безопасный вариант — Госключ. Здесь можно получить усиленные подписи, тогда как на «Работе России» ЭП простая, а значит, наименее защищенная.

   При этом система Directum HR Pro уже из «коробки» поддерживает все варианты подписания кадровых документов — облачные УНЭП, Госключ и даже ПЭП «Работы России», если в силу каких-либо причин заказчику всё же нужен именно этот вариант.

2. Интеграция с определенным набором систем.

   Часто от представителей бизнеса мы слышим, что им требуется бесшовное взаимодействие, скажем, с SAP, Битрикс24, корпоративным порталом или другими решениями. Однако затем выясняется, что на деле тот же Битрикс24 в компании вообще не установлен. Получается, заказчик включает подобное требование «на перспективу»: а вдруг захотим подключить? Что действительно важно, так это наличие открытого API: именно он даст возможность интегрировать ПО с любой произвольной системой.

   При формулировке требований к решению для КЭДО важно быть конкретным. Если вы уже используете определенные системы, логично поинтересоваться, как будет выстроена интеграция с ними. Если же вы хотите оставить возможность для будущего развития, то лучше сосредоточиться на наличии открытого API.

3. Возврат документов в учетную систему.

   Еще одно спорное требование: иногда клиенты хотят, чтобы после подписания документ возвращался из системы кадрового ЭДО в основную учетную систему в виде полноценного документа, а не просто статуса.

   На деле это нецелесообразно, ведь решение для КЭДО уже содержит функциональность для хранения документов, заверенных электронной подписью. В Directum HR Pro из «коробки» доступны механизмы проставления метки доверенного времени, усовершенствования ЭП и выгрузки по формату Минтруда. Если отправлять документы обратно в учетную систему, все эти функции будут нарушены.

   Когда заказчики аргументируют такой критерий, чаще всего звучит удобство работы кадровых специалистов: документы в учетной системе нужны, чтобы кадровики могли легко с ними ознакомиться. Но для этого совсем не обязательно возвращать весь документ. К примеру, благодаря интеграции 1С и Directum HR Pro специалист прямо в учетной системе видит ссылку, перейдя по которой может просмотреть документ. Дублирование сущностей в обеих системах только нагрузит основную непрофильными задачами и займет лишнее место в хранилищах данных.

4. Интеграция с мессенджерами.

   Многие заказчики хотят, чтобы система КЭДО была интегрирована с популярными сервисами для общения. Однако при ближайшем рассмотрении идея тоже неоднозначная.

   Во-первых, кто-то применяет один мессенджер, кто-то — другой, а кто-то вообще их не использует. Поэтому, настраивая интеграцию с одним конкретным продуктом, мы «не дотягиваемся» до всех сотрудников. Вторая проблема — это блокировки Роскомнадзором. За последнее время было несколько таких кейсов. Представьте ситуацию, когда сервис, который подключен для отправки уведомлений, неожиданно оказывается заблокирован. Это создает риски для бесперебойной работы.

   Вместо интеграции с конкретными мессенджерами можно использовать универсальные инструменты, такие как push-уведомления через мобильное приложение или СМС. Также можно рассмотреть возможность встраивания системы в уже существующее приложение клиента. Directum HR Pro поддерживает все эти варианты. Мобильное приложение бесплатно для всех пользователей. Есть и кейсы встраивания личного кабинета HR Pro в существующее приложение клиента. Пример — проект ритейлера «Ленты».

5. Наличие ботов-помощников.

   Еще одно пожелание — чтобы в системе были чат-боты или первая линия поддержки рядовых пользователей. Тема также дискуссионная. Опыт клиентов Directum показывает, что такая поддержка лучше реализуется силами внутренних служб заказчика. Почему так?

   Дело в том, что штатные IT-специалисты и HR-ы понимают специфику своего предприятия. Они видят систему и знают, к примеру, какие заявления доступны для сотрудников, какие регламентные работы проводятся на сервере и когда ПО может быть недоступно. Поддержка рядовых пользователей специалистами вендора неэффективна, потому что у последних нет доступа к внутренней информации заказчика.

   Кроме того, вопросы сотрудников могут быть простыми: например, как оформить перевод или как получить выходной. Подключение внешней техподдержки в таких ситуациях излишне, часто достаточно подробной справки.

   В случае с Directum HR Pro вендор сопровождает ведущих пользователей — эйчаров и айтишников. Для них доступна первая линия поддержки. Для рядовых пользователей на старте готовятся удобные и простые пошаговые инструкции. В любой непонятной ситуации в помощь им — максимально подробная справка.

6. Членство вендора в различных ассоциациях.

   Некоторые заказчики уделяют внимание тому, состоит ли разработчик ПО в определенных объединениях, например, РУССОФТ или Сколково. Однако этот параметр никак не отражает качество программного продукта и ориентироваться на него при выборе — только отвлекаться от действительно важных факторов.

Некоторые параметры, которые принимают в расчет заказчики, на деле не так уж значимы. Чаще всего в ходе общения с потенциальным клиентом мы понимаем, что такие запросы появляются не из реальных бизнес-потребностей. Они рождаются из маркетинговых кампаний конкретных вендоров.

Помимо спорных критериев оценки систем для КЭДО, мы видим и те, которые незаслуженно остаются в тени. О них — далее.

Топ-5 недооцененных требований к системе КЭДО

1. Гибкая настройка бизнес-процессов.

   Казалось бы, кадровые документы у всех одинаковые. При этом ход их согласования и утверждения в разных компаниях отличается кардинально: кто согласует, сколько участников, какие сроки. Информационная система должна давать возможность настраивать все эти параметры под конкретные потребности.

   Например, в организации есть подразделение, и все заявления от его сотрудников должны поступать на обработку конкретному кадровику. Этого не вычислить по организационной структуре — потребуется закрепить определенную роль. В Directum HR Pro это возможно уже из «коробки» благодаря встроенным no-code-инструментам. Подключение программиста для настройки бизнес-процесса не требуется. И эта функциональность востребована даже в небольших организациях, не говоря уже о крупных компаниях с их витиеватыми и уникальными схемами работы.

   Последним иногда приходится и более глубоко «проваливаться» в систему — выполнить доработки, создать новые прикладные решения. Для этого в Directum HR Pro есть low-code-среда разработки Directum Development Studio.

   К примеру, в «Ленте» на low-code удалось разработать уникальный процесс по ознакомлению с локальными нормативными актами: система автоматически подбирает релевантные ЛНА в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник. Акты отправляются точечно.

2. Масштабируемость.

   Этот аспект не всегда явно упоминается в требованиях компаний, но его значение нельзя недооценивать, особенно для крупных организаций. Представьте ситуацию: в компании десятки тысяч сотрудников, и всем им в один и тот же день отправили на ознакомление конкретный внутренний регламент. Они одновременно зашли в систему — и всё, она не выдержала и «упала».

   Сегодня на рынке много HR-сервисов, которые появились не так давно и пока только «набивают шишки». Однако есть и более зрелые игроки. Компания Directum уже много лет работает с крупными заказчиками, в числе которых «Сургутнефтегаз», АЛРОСА, Правительство Удмуртской Республики и другие. Вендор накопил впечатляющий опыт решения проблем быстродействия. Более того, платформа в основе Directum HR Pro прошла нагрузочное тестирование на 50 000 одновременных подключений. Значит, систему смело можно внедрять в организациях со штатом 100-120 тысяч человек.

3. Проектный подход на внедрении.

   В среднем сегменте рынка вендоры ИТ-решений часто продают услуги по внедрению кадрового ЭДО на основе договора с определенным количеством лицензий. Они обещают предоставить команду специалистов, которые помогут внедрить систему, без фиксации объема услуг по внедрению в документах.

   Другое дело, когда компания сразу обозначает перечень таких работ и предлагает подписать акт по их выполнению. Это дает клиентам возможность быть уверенными, что они получат именно то, за что платят. Кроме того, если возникнут какие-то проблемы, их можно будет обсудить и доработать. Важное преимущество — наличие у компании отточенных технологий, экспертизы и практики внедрения.

4. Широкая партнерская сеть.

   Даже самый квалифицированный разработчик не может гарантировать успех без широкой сети партнеров по всей стране — рано или поздно возникнет дефицит ресурсов.

   Развитая партнерская сеть важна, так как она дает клиенту больше возможностей для выбора пула специалистов, с которыми придется взаимодействовать. К примеру, удобнее и эффективнее работать с организацией, которая находится в том же регионе, что и заказчик.

   Компания Directum не просто активно развивает партнерскую сеть, в которую входят 100+ организаций, а вкладывается в развитие сообщества. Специалисты компаний-партнеров проходят сертификацию по технологиям внедрения и поддержки. Регулярно проводятся мероприятия для обмена опытом и лучшими практиками.

5. Экосистемность.

   КЭДО и цифровые HR-процессы — лишь одна из задач, которая стоит перед современной компанией. Параллельно с ней существует множество других — управление документами, договорами, проектами, финансами и так далее. Если под каждый процесс покупать отдельную систему, результатом будет высокая стоимость и «зоопарк» решений. Его неудобно, дорого и сложно содержать.

   Альтернатива — экосистема решений на одной платформе. У этого варианта есть целый ряд преимуществ: один интерфейс, что упрощает работу для пользователей, единая техническая поддержка, синхронное обновление решений, экономия на содержании интеграционных механизмов, возможность закрывать с помощью имеющейся системы новые задачи.

Выбор решения для КЭДО — важный шаг для любого предприятия. Пытаясь реализовать то, что вам никогда не пригодится, вы рискуете потратить время и деньги. Чтобы этого не произошло, при выборе профильной системы стоит опираться на анализ реальных бизнес-процессов и учитывать конкретные задачи, актуальные именно для вашей организации.

Айрат Сибгатуллин, директор продукта Directum HR Pro