Цифровая защита от бумаги:
внедрение HR Pro в «Зелинский групп»

Предпосылки проекта

В «Зелинский групп» кадровые процессы велись в традиционном бумажном формате, но со временем он перестал удовлетворять потребностям бизнеса. Нужна была современная система, которая даст возможность отказаться от бумаги и наладить взаимодействие с удаленными сотрудниками.

В результате анализа рынка выбрали отечественный продукт Directum HR Pro. Ключевыми факторами стали широкая функциональность из «коробки», опыт использования продуктов Directum для других задач, экспертиза поставщика по внедрению КЭДО на производственных предприятиях.

Цели и задачи

В рамках проекта планировалось:

• перевести все основные кадровые процессы в электронный формат;
• подключить к КЭДО 100% штата;
• сократить временные затраты на согласование и утверждение кадровых документов, их поиск и обработку;
• снизить расходы на печать, бумагу, канцелярские принадлежности и архивные процедуры, затраты на пересылку документов почтой;
• минимизировать риски утраты и повреждения документов.

Решение

В электронный формат предстояло перевести кадровый документооборот, управление отпусками, включая планирование, ознакомление с ЛНА и прием на работу.

Со стороны управляющей компании «Зелинский групп» в проекте участвовала рабочая группа из 10 человек. В нее вошли специалисты IT-отдела, HR-службы и представители смежных подразделений, которые тестировали возможности системы. Еженедельно ответственные за проект от заказчика и вендора проводили онлайн-встречи, где обсуждали результаты проделанной работы и возникавшие вопросы, ставили новые задачи.

Чтобы информировать сотрудников о переменах, периодически размещали в новостной ленте компании информацию о системе и ее преимуществах, рассказывали, как проходит тестирование и как будет организовано обучение по работе в HR Pro. Благодаря этому вопросов от персонала было немного.

Результаты

1. В цифру перешли все основные кадровые процессы: прием на работу, управление отпусками и командировками.
2. Упростились согласование и подписание кадровых документов.
3. Существенно сократился объем бумажного документооборота.

Сотрудники «Зелинский групп» отмечают простой интерфейс системы, благодаря которому освоить ее довольно легко. Также для работников важно, что теперь с  HR-службой можно взаимодействовать в цифровом формате — это быстро и удобно, снижается риск утери оригиналов заявлений.

Планы

В планах — масштабирование HR Pro на производственные площадки компании: АО «Сорбент»(Пермь), АО «Тамбовмаш» (Тамбов), ОАО «ЭХМЗ имени Н.Д. Зелинского» (Электросталь), а также интеграция HR Pro с 1С:ERP.