Комплексная цифровизация HR-процессов на основе «коробки» Directum HR Pro. Опыт MWS AI

Предпосылки проекта

В компании не было единой системы для цифровизации кадровых и HR-процессов и управления ими. Из-за этого процедуры были непрозрачными и занимали много времени, обработка документов проходила медленно. Чтобы ускорить задачи и повысить продуктивность, требовалась цифровая трансформация. Причем внедрить основную функциональность нужно было за 3 месяца.

Цели и задачи

Ключевой целью стал перевод в электронный вид кадрового документооборота и процессов. При выборе подходящей системы компания опиралась на следующие критерии:

• сроки проекта — требовалось готовое решение, которое можно быстро внедрить и начать использовать;
• комплексность — помимо кадрового документооборота, нужно было цифровизировать смежные процессы: прием на работу, увольнения, отпуска, командировки, закупочную деятельность и др.;
• гибкость — система должна адаптироваться под особенности компании быстро и с минимальным привлечением разработчиков;
• опыт внедрения — MWS AI особое внимание уделяла успешным кейсам, отзывам коллег по отрасли и экспертности вендора.

Всем требования отвечала экосистема цифровых решений Directum HR Pro.

Решение

За основу проекта взяли «коробку» с готовыми функциональными блоками:

1. КЭДО — формирует ядро системы и переводит в цифровой вид кадровые документы.
2. Управление отпусками и командировками — дает возможность планировать, согласовывать и вести учет этих процессов в электронном формате.
3. Служебные записки и внутренние согласования — делают взаимодействие между подразделениями эффективным и быстрым.
4. Закупки и авансовые отчеты — нужны для нормальной работы смежных процессов.
5. Личный кабинет сотрудника — открывает пользователям единую точку доступа к заявлениям, документам и справочной информации.

Коробочное решение ускорило проект, обеспечило предсказуемый бюджет и закрыло 80% потребностей компании. Необходимость в адаптации появилась, когда сотрудники начали активно использовать систему. В результате доработали 20% функциональности: настроили специфические маршруты согласования, интегрировали Directum HR Pro с учетными системами, увеличили количество полей в заявлениях и приказах, адаптировали интерфейс.

Также в MWS AI внедрили стандартные инструменты платформы Directum RX: конструктор бизнес-процессов, маршрутизацию, систему прав доступа и встроенные средства для создания отчетов.

Ход проекта

Внедрением занимался генеральный партнер Directum — РосА. 3 месяца ушло на установку базовой функциональности, еще 9 месяцев потребовалось, чтобы доработать систему.

Проект проходил поэтапно:

1. Проанализировали текущие бизнес-процессы и определили потребности компании.
2. Разработали ТЗ и выбрали технологии для реализации системы.
3. Подготовили и протестировали прототип.
4. Внедрили базовую функциональность и обучили сотрудников.
5. Доработали систему по обратной связи от пользователей.

Изменения коснулись всех сотрудников MWS AI. Бухгалтеры используют электронный финансовый архив и инструменты для отчетности. Менеджеры по продажам быстрее получают информацию по согласованию коммерческих предложений и договоров, что помогает улучшить контакт с клиентами. Специалисты по закупкам оперативно узнают о потребностях компании и эффективно выстраивают свои планы.

Настройка интеграций

Чтобы Directum HR Pro органично встроилась в ИТ-ландшафт, команда внедрения настроила интеграции с основными системами:

• база знаний Confluence — в ней централизованно хранятся учебные материалы, пользовательские инструкции и регламенты, благодаря чему сотрудники всегда имеют к ним быстрый доступ;
• служба каталогов Active Directory — необходима для единой авторизации, чтобы сотрудники могли входить в систему под своими корпоративными учетными записями;
• почтовая система Microsoft Outlook — используется, чтобы отправлять уведомления о внутрисистемных задачах и событиях и тем самым повышать скорость реагирования;
• бухгалтерская система и 1С — обеспечивают выгрузку информации по кадровым приказам и авансовым отчетам, чтобы избежать двойного ввода.

Обучение сотрудников

На начальном этапе внедрения работники активно осваивали новую функциональность и интерфейс. Для этого проводились:

1. вебинары, направленные на разные группы персонала;
2. очные встречи для живого обсуждения работы системы.

Материалы собраны в базе знаний Confluence, сотрудники могут обратиться к ним в любой момент.

Результаты

Удалось цифровизировать полный цикл управления персоналом — от приема до увольнения. Это показало ощутимый эффект для MWS AI:

• Трудозатраты на кадровые и смежные процессы снизились на 20%.
• Система охватила 100% сотрудников, среди которых все категории персонала: бухгалтерия, менеджеры по продажам, специалисты по закупкам, руководители всех уровней, в том числе высшего звена.
• Удалось выстроить прозрачный контроль за кадровыми процессами. В системе фиксируются конкретные сроки и участники, можно отследить историю действий, выявить узкие места.
• Сроки согласования сократились на 30-40% благодаря настройке типовых маршрутов.
• 85% сотрудников отмечают удобство работы в Directum HR Pro.

Кроме того, в компании сформировалась новая корпоративная культура, где система стала для пользователей единым окном для большинства операционных задач.

Планы по развитию

Цифровая трансформация в MWS AI продолжится. Компания собирается внедрить новые функциональные блоки: адаптацию сотрудников, оценку KPI, развитие компетенций.

Также MWS AI и Directum начали совместное тестирование интеграции Directum HR Pro с языковой моделью Cotype разработки MWS AI для дальнейшей трансформации кадровых процессов. ИИ-агент на базе модели будет отвечать на вопросы сотрудников по документам компании. Следующим этапом может стать выполнение кадровых операций через диалог с агентом. Например, по просьбе сотрудника оформить отпуск агент сможет уточнить даты, подготовить заявление и направить его на согласование в Directum HR Pro.

Планы не ограничиваются HR-задачами, в электронный формат перейдут управление договорами и процессы внутреннего контроля.

Исполнитель

Компания РосА — генеральный партнер Directum, который специализируется на продаже, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота (СЭД).