При использовании нескольких информационных решений для кадрового учета компанию могут ожидать трудности:
- везде должна быть актуальная нормативно-справочная информация. Обновлять сведения приходится вручную. Это отнимает ресурсы и повышает вероятность ошибок;
- сложно получить полную картину кадрового события, так как данные разнесены по разным платформам;
- кадровые изменения нужно дублировать в каждую из систем, из-за этого замедляются процессы.
Directum HR Pro учитывает эти «подводные камни» — с помощью интеграции с учетными системами она легко встраивается в цифровую экосистему компании и берет на себя полную цифровизацию обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. Нормативно-справочная информация синхронизируется при установке, а ее изменения отражаются автоматически. В учетной системе кадровики получают оповещения о новых заданиях HR Pro. По ссылкам в оповещениях и карточках они могут быстро перейти к нужным объектам.
Кроме того, когда в Directum HR Pro завершается кадровый процесс, например прием на работу, его результаты синхронизируются в учетную систему, и там на их основании автоматически создаются кадровые документы.
Расширение КЭДО для 1С:ЗУП
Для работы с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» предусмотрено готовое интеграционное решение, с которым проще:
- подписывать кадровые документы и ознакамливаться с ними;
- исполнять работы по заявлениям;
- отражать изменения в организационной структуре компании;
- трудоустраивать сотрудников;
- рассылать расчетные листки;
- планировать и оформлять отпуска.
Работа с кадровыми документами
Организовать электронное подписание документов в Directum HR Pro, например при переводе сотрудника или оформлении командировки, можно прямо из 1С:ЗУП. Для этого достаточно нажать на кнопку «Отправить в HR Pro» и выбрать документы для подписания или ознакомления. Также, при необходимости, можно настроить отправку документов, связанных с оплатой труда и начислениями.
Кадровые приказы, которые оформлены в 1С:ЗУП для нескольких сотрудников, можно отправить персонально благодаря интеграции с КЭДО. Это удобно, если нужно сохранить конфиденциальность сведений. Так получатель увидит только информацию, которая относится к нему.
Документы загружаются в Directum HR Pro и уходят в работу по нужным маршрутам. Перед отправкой можно добавить комментарии или наблюдателей. А если у сотрудников возникли замечания, перезапускать подписание не нужно, исправленная версия отправится на повторное рассмотрение.
Проверить, подписан ли документ и ознакомились ли с ним сотрудники, также можно в 1С:ЗУП на вкладке с общей информацией о ходе работ или в специальном отчете.
Список всех отправленных документов отображается в реестре, который удобно сформировать по нужным параметрам. Специалисту по работе с персоналом легко получить полную картину по сотруднику: в реестр попадают не только документы, оформленные в 1С:ЗУП, но и те, что созданы в Directum HR Pro. Также в реестре можно открыть документ на предпросмотр и ознакомиться с его содержимым.
Выполнение работ по заявлениям
Благодаря коннектору КЭДО кадровый специалист может работать с заявлениями из Directum HR Pro в интерфейсе 1С:ЗУП, не переключаясь между системами. Задания по заявлениям поступают в список «Входящие задания», где их удобно фильтровать по сотруднику, статусу и периоду.
В привычном интерфейсе учетной системы можно увидеть содержание заявления и приложенных документов, создать или выбрать существующее кадровое событие, написать комментарий и выполнить задание.
Оповещения по всем заданиям и уведомлениям Directum RX
Как только в Directum RX приходит задание или уведомление, специалист по работе с персоналом видит оповещение в 1С:ЗУП. Достаточно нажать на него, чтобы перейти к выполнению — вручную переключаться между системами не нужно.
Оповещения приходят в том числе по совмещаемым должностям и по замещению другого сотрудника. По нажатию открывается карточка задания: для заданий по заявлениям — в 1С:ЗУП, для остальных — в Directum RX.
Синхронизация организационной структуры
Информацию об организационной структуре компании — ее сотрудниках, подразделениях, должностях и так далее — не нужно переносить из 1С:ЗУП вручную. При подготовке к работе администратор использует мастер синхронизации КЭДО с 1С для быстрой и удобной загрузки актуальных данных. При этом он может выбрать, по каким организациям, подразделениям и сотрудникам нужно синхронизировать сведения, а по каким нет. При необходимости можно организовать синхронизацию данных для компаний с гибкой моделью управления, например с двумя оргструктурами.
Все последующие изменения структуры в 1С:ЗУП отражаются в Directum HR Pro автоматически, например перевод сотрудника в другое подразделение или увольнение. Для удобства специалист по работе с персоналом может провести изменение в 1С:ЗУП заранее, и в указанный день информация уйдет в Directum HR Pro.
Прием на работу
Организовать трудоустройство сотрудников, в том числе полностью удаленное, легко с помощью решения Directum HR Pro «Прием на работу». Благодаря расширению КЭДО для 1С:ЗУП из учетной системы можно контролировать весь процесс.
Специалист по работе с персоналом получает уведомления о ходе трудоустройства в 1С:ЗУП. В уведомлении есть инструкция и ссылка, по которой можно перейти к проверке предоставленных документов.
Данные о сотруднике автоматически передаются из Directum HR Pro в 1С:ЗУП перед подписанием документов для приема. При этом в 1С:ЗУП создается кадровый документ «Прием на работу». В случае повторного трудоустройства в компанию можно использовать его старую запись. Данные в ней обновятся без дополнительных действий. Если сотрудник не принят, его данные автоматически удаляются из учетной системы.
Рассылка расчетных листков
Работодатель обязан сообщать сотрудникам, из чего складывается их заработная плата: какую сумму начислили, сколько налогов удержали и что подлежит выплате. Эта информация включается в расчетный листок. С расширением КЭДО для 1С:ЗУП легко превратить ежемесячную рутину в дело нескольких минут: сформировать расчетные листки в учетной системе и в пару кликов доставить их на смартфоны сотрудникам.
После расчета заработной платы бухгалтер формирует список получателей расчетных листков и отправляет документы в Directum HR Pro. Уведомление с расчетным листком поступает в веб‑клиент Directum HR Pro, в суперапп или в личный кабинет. Бухгалтер может следить за получением уведомлений с помощью журнала отправленных расчетных листков.
Планирование и оформление отпусков
Для удобного и своевременного планирования отпусков сотрудников разработано решение Directum HR Pro «Отпуска». Расширение КЭДО для 1С:ЗУП переносит его возможности в привычную учетную систему.
Специалист по работе с персоналом заблаговременно получает напоминание о годовом планировании. Затем он в пару кликов выгружает из 1С:ЗУП в Directum HR Pro права сотрудников на отпуск в следующем году и запускает планирование.
Сотрудникам остается выбрать удобные для себя даты в личном кабинете или супераппе, при этом можно оставить часть отпуска, чтобы в дальнейшем оформить ее по заявлению. После того, как сотрудники выбрали даты отпусков, специалист по работе с персоналом проверяет график, а руководитель подписывает его. Количество оставшихся дней отпуска регулярно синхронизируется, чтобы работник всегда мог посмотреть актуальную информацию в личном кабинете или супераппе.
Расширение КЭДО для 1С:ЗУП автоматически обрабатывает все документы по утвержденным отпускам:
- передает подписанный график отпусков в 1С:ЗУП;
- создает и проводит в 1С:ЗУП кадровые документы для отпусков по графику и по согласованным заявлениям;
- формирует и отправляет на подписание приказы на отпуск.
Оформление командировок
Управлять командировками сотрудников помогает решение Directum HR Pro «Командировки». Делать это эффективнее можно с расширением КЭДО для 1С:ЗУП — ручное занесение информации в учетную систему останется в прошлом.
Сотрудник в личном кабинете или супераппе указывает параметры планируемой поездки и отправляет ее на согласование. Когда руководитель и бухгалтер подтверждают командировку, сведения о ней отправляются в 1С:ЗУП, а оттуда возвращается подготовленный приказ.
Если командировка отменилась или ее перенесли, ответственный может оперативно обработать изменения без переключения между системами. Для этого в 1С:ЗУП поступают оповещения на разных стадиях оформления командировки.
Коннектор к учетным системам
Интеграционные возможности Directum HR Pro не ограничиваются работой с 1С:ЗУП. Коннектор к учетным системам помогает разработчику организовать обмен данными с другой учетной или HRM-системой. Для интеграции используется встроенный API.
Бизнес-эффект
Благодаря средствам интеграции Directum HR Pro сотрудники пользуются преимуществами всех информационных систем, используемых в компании для кадрового учета. При этом:
- сокращаются временные затраты на ввод и изменение данных в информационных системах, а также на согласование и подписание кадровых документов;
- исключается дублирование данных и снижается количество ошибок при их вводе.
Решения «Коннектор к учетным системам» и «Расширение для 1С:ЗУП» поставляются в составе продукта Directum HR Pro. Закажите бесплатную консультацию, чтобы узнать больше о лицензировании и условиях поставки.
