Кадровые процессы для специалистов геологоразведки: опыт АО «Башнефтегеофизика»

Предпосылки проекта

АО «Башнефтегеофизика» имеет головную структуру в Уфе, территориально распределенные подразделения в Западной и Восточной Сибири, Уральском федеральном округе, а также дочерние компании. Часть персонала работает в полевых условиях и на удаленных участках, где отсутствуют кадровые специалисты и бухгалтеры, а связь возможна только через спутник.

До внедрения профильной системы весь кадровый документооборот шел в бумажном виде: заявления заполнялись вручную, согласовывались локально, сканировались и отправлялись в кадровый центр в Уфу через информационные системы. Оригиналы кадровых документов передавались через фронт-офисы, которые есть не во всех городах, доставлялись собственными перевозками.

Поиск документов в архиве занимал продолжительное время, а взаимодействие с удаленными сотрудниками было затруднено. Старая система отнимала ресурсы, создавала риск потери важных документов и вела к финансовым затратам.

Цели и задачи

Проект цифровизации в АО «Башнефтегеофизика» стартовал после того, как ведение кадрового делопроизводства в электронном формате было разрешено на государственном уровне. После года наблюдений за функционированием КЭДО в других организациях команда экспертов, специалистов кадровой и IT-служб решила подобрать систему для внедрения и сформулировала ключевые задачи:

• сократить трудозатраты на обработку кадровых документов;
• упростить оперативное взаимодействие с удаленными сотрудниками;
• исключить риск утраты документов при передаче между подразделениями;
• интегрировать новое ПО с системами учета компании.

По итогам анализа рынка и опыта других организаций выбор сделали в пользу отечественной системы Directum HR Pro. В компании уже используются другие продукты экосистемы Directum, поэтому расширение функциональности не потребовало настройки дополнительных интеграций и найма персонала технической поддержки. На выбор также повлиял авторитет вендора и гибкость платформы — возможность настраивать бизнес-процессы без программирования за счет встроенных no-code-инструментов.

Ход проекта

Внедрение КЭДО проходило поэтапно: сначала в двух дочерних организациях, затем — по всей группе компаний. От старта до запуска опытно-промышленной эксплуатации в первых подразделениях прошло 10 месяцев.

Прием на работу, электронные подписи и синхронизация с 1С:ЗУП

В АО «Башнефтегеофизика» подбор персонала организован в системе автоматизации рекрутмента. Раньше рекрутер получал резюме через эту систему, затем запрашивал у кандидата анкету по шаблону, ждал скан, передавал его на проверку в службу безопасности и готовил запрос в кадровую службу на формирование направления на предварительный медосмотр.

Теперь кандидат получает приглашение в личный кабинет, самостоятельно заполняет анкету, получает направление на медосмотр, проходит его и загружает результаты — все в одном интерфейсе. Документы формируются и хранятся в электронном виде.

Анкета кандидата содержала значительный объем данных, не предусмотренных в стандартной конфигурации системы. Чтобы организовать сквозной процесс с учетом этой особенности, HR Pro адаптировали. Особое внимание уделили разграничению ролей, так как за взаимодействие с кандидатами отвечает отдел подбора и адаптации персонала, а за оформление документов штатных сотрудников — кадровая служба. Такая особенность потребовала настройки прав доступа и бизнес-логики.

Чтобы подписывать электронные документы, внедрили квалифицированные электронные подписи для руководителей (УКЭП) и неквалифицированные — для сотрудников (УНЭП).

Еще одной технической особенностью стало наличие двух информационных баз 1С:ЗУП, с которыми интегрировали систему. Это потребовало особого внимания к синхронизации справочников.

Работа с сотрудниками

Чтобы вовлечь коллектив в КЭДО, проводились встречи с топ-менеджерами подразделений. Руководителям и сотрудникам объясняли, зачем внедряется система, как она будет работать и каким образом использовать электронные подписи. Дополнительно для персонала организовали презентации, разработали инструкции, памятки и электронные видеокурсы по КЭДО в корпоративной системе онлайн-обучения. Вопросы, которые возникали в ходе эксплуатации, обрабатывали индивидуально — чаще всего они касались оформления отпусков и разных видов заявлений.

Уровень цифровизации в компании достаточно высокий, большинство сотрудников — молодые и уверенно пользуются технологиями, поэтому дополнительных усилий для вовлечения не потребовалось. Консервативно настроенные люди есть, но их единицы. Целенаправленная работа с ними не ведется — предполагается, что со временем они перейдут в систему, следуя примеру коллег.

Результаты

Directum HR Pro уже используют 1,5 тыс. сотрудников. Ключевые итоги проекта:

1. За счет отказа от бумаги сократилось время трудоустройства, оформления отпусков, ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами работодателя.
2. Снизился риск потери кадровых документов при передаче между подразделениями.
3. Появился простой интерфейс для взаимодействия между работником с работодателем. Подача заявлений и подписание кадровых документов происходят в любое время без посещения офиса с любого электронного устройства.
4. Кадровые специалисты отмечают повышение эффективности кадровых процессов, переведенных в КЭДО.
5. За счет перехода на электронный документооборот экономятся материальные ресурсы работодателя.

Развитие

До конца года планируется увеличить охват системы до 4 тыс. сотрудников и протестировать работу в HR Pro в полевых условиях. Еще в планах:

• внедрить долговременный электронный архив документов на базе Directum;
• поэтапно добавлять в КЭДО новые процессы и документы;
• подключить к системе до 100% персонала.

Исполнитель

Компания РосА специализируется на продаже, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота (СЭД). Основная цель — значительное усиление направления СЭД за счет организации выделенной и специализированной инфраструктуры для организации процессов внедрения и сопровождения СЭД.