Отпуска
Преимущества электронных отпусков
Автоматическое планирование отпусков
Система собирает пожелания сотрудников, проверяет пересечения и формирует электронный график отпусков по форме Т-7. Не нужно сводить информацию вручную.
Контроль и соблюдение норм
При оформлении система автоматически анализирует отпуск на соответствие законодательству и внутренним правилам компании. Никаких ошибок и штрафов.
Синхронизация с 1С
Сотрудники отправляют электронное заявление на отпуск из личного кабинета. Система создает приказ и передает данные в 1С:ЗУП. Их не нужно дублировать вручную.
Быстрая подготовка к проверкам
При управлении отпусками в цифре документы для контролирующих органов выгружаются в несколько кликов в формате, утвержденном Минтрудом.
Прозрачность процессов в реальном времени
Вы видите, кто и когда планирует отпуск в электронном виде, в каких подразделениях есть критичные пересечения. Узкие места под контролем.
Снижение рисков и полное соответствие закону
Электронный отпуск исключает нарушения ТК РФ: система поможет сформировать график в срок и проверит наличие обязательного периода отпуска в 14 дней у каждого сотрудника.
Рост эффективности команды
Сотрудники отдела кадров перестают тратить время на сбор данных и ручное оформление. Планирование отпуска становится быстрым и точным.
Экономия ресурсов компании
Переход на цифровое управление отпусками сокращает трудозатраты кадровиков, расходы на бумагу и архив.
Скорость и порядок
Приказы на отпуск формируются и подписываются онлайн. Сотрудники вовремя уходят в отпуск, пересечения под контролем, бизнес не теряет производительность.
Масштабирование без потери качества
Единые правила управления отпусками для всех филиалов и удаленных сотрудников. При росте компании процессы не ломаются.
Оформление отпуска за пару минут
Заполнить и отправить электронное заявление на отпуск можно с телефона или компьютера, из дома или офиса. Согласование тоже проходит в системе, собирать подписи вручную не нужно.
Прозрачность и напоминания
В любой момент можно посмотреть остаток дней отпуска, а о приближающемся периоде отдыха система обязательно напомнит.
Удобное планирование
Система подскажет, если допущена ошибка. А для сотрудников-совместителей отпуска по смежным должностям распределятся автоматически.
Перенос и отзыв онлайн
Изменить даты или выйти досрочно из отпуска легко. Запрос уходит на согласование руководителю, ответ поступает в системе.
Возможности решения «Электронные отпуска»
Планирование
Специалист по работе с персоналом организует годовое планирование отпуска в электронном виде — быстро и удобно для всех участников. При этом система автоматически выполняет рутинные действия, например рассылку заданий сотрудникам или сведение итогового графика по форме Т-7. Специалисту достаточно убедиться, что виды и длительности отпусков заполнены верно. Эти данные можно в пару кликов получить из внешней учетной системы, например «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), с помощью интеграционных решений. Также из учетной системы передаются остатки отпусков за прошлые периоды.
Решение дает возможность адаптировать планирование отпусков под особенности организации. Например, процесс можно запустить по подразделениям или для отдельных сотрудников. Также можно включить в планирование дополнительные виды отпусков, если они используются в компании.
Сотрудники планируют отпуска на своем компьютере или смартфоне. Подсказки помогают заполнить всё правильно — например, проверяется, что как минимум один период включает 14 дней. Конечная дата определяется автоматически с учетом длительности и праздничных дней. Если сотрудник совмещает в компании несколько должностей, то его отпуска по смежным должностям распределяются автоматически.
Запланировать можно только часть отпуска, если это предусмотрено регламентами компании. Например, в график включается только ежегодный оплачиваемый, а остальные дни оформляются по заявлению.
Пересечения отпусков в подразделении легко отследить с помощью визуального графика. Если нужно посмотреть отпуска всей организации, то сделать это удобно в сводной таблице. На ней для наглядности совпадающие периоды выделяются цветом.
Итоговый график подписывается руководителем и автоматически загружается в 1С:ЗУП. После этого сотрудники в любой момент могут увидеть свои плановые отпуска в веб-клиенте системы, а также в мобильном приложении или на сайте личного кабинета.
Оформление
За две недели до отпуска система автоматически отправляет сотруднику уведомление, чтобы удостовериться, что планы не изменились. При подтверждении можно выбрать коллегу, который подхватит дела на время отпуска.
Если после составления графика у сотрудника остались дни отпуска, он может оформить и отправить заявление на них, следуя подсказкам системы. Она отобразит возможные даты и количество доступных дней.
Система формирует электронное заявление на отпуск по шаблону и отправляет его на согласование руководителю. Шаблоны заявлений и приказов гибко настраиваются, а при необходимости специалист может загрузить в систему собственный шаблон.
После согласования заявления система организует все сама. В 1С:ЗУП создает и проводит кадровый документ, формирует приказ, отправляет его на подпись руководителю и ознакомление сотруднику. Далее, если отпуск оплачиваемый, отправляет бухгалтеру задание на начисление отпускных. Все это происходит автоматически, а специалист по работе с персоналом получает уведомления.
Перенос
Сотрудник может перенести запланированный отпуск: достаточно указать новые даты, оставить комментарий и в один клик отправить запрос. После этого руководитель получит задание на согласование переноса, а специалист по работе с персоналом — задание на проверку новых дат.
Отзыв и досрочный выход
Отозвать сотрудника из отпуска по всем требованиям законодательства не составляет труда. Руководитель указывает дату выхода и условия отзыва. На основании этих данных автоматически создается и отправляется сотруднику согласие на отзыв из отпуска. Он может подписать его, запросить изменение условий или отказаться. На всех этапах руководитель и сотрудник могут проверить пересечения отпусков в подразделении на визуальном графике.
Работник также может самостоятельно прервать свой отпуск. Для этого в системе формируется заявление и отправляется на согласование руководителю.
Подготовка к проверкам
Выгрузить документы по отпускам для контролирующих органов можно в несколько кликов. Доступна как массовая, так и точечная выгрузка.
Массово документы экспортируются в формате контейнера, установленного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н.
Трудовое законодательство сегодня разрешает управлять отпусками полностью в цифровом виде. Однако без нужных компетенций организовать процесс правильно с первого раза — нетривиальная и трудоемкая задача.
С решением «Отпуска» от Directum вы получаете полную методологическую поддержку и сопровождение на всех этапах проекта внедрения: готовые шаблоны организационных документов, необходимые регламенты, консультации, а также гарантию легитимности цифрового процесса.
