Цифровое управление персоналом. Опыт компании «Бамстроймеханизация»

Цели и задачи

Флагманский проект по внедрению Directum HR Pro в «Бамстроймеханизации» стал первым этапом масштабной инициативы по автоматизации HR-процессов в головном и во всех дочерних и зависимых обществах компании.

Ключевая цель — создать единую цифровую платформу для управления кадровым документооборотом. Для этого требовалось:

• организовать кадровый электронный документооборот (КЭДО);
• автоматизировать прием на работу;
• перевести в цифру оформление командировок;
• оптимизировать планирование и предоставление отпусков;
• настроить интеграцию с 1С:ЗУП и Active Directory.

Ход проекта

«Бамстроймеханизация» начала с подготовки ИТ-инфраструктуры, используя рекомендации по оптимальной архитектуре системы. Рабочая группа, прошедшая обучение в Академии Directum, при поддержке консультантов и методологов компании МайТэк, партнера Directum, провела GAP-анализ процессов.

В ходе работы специалисты:

• cравнили текущие кадровые процессы компании со стандартными возможностями Directum HR Pro;
• учли локальные особенности бизнеса при настройке системы;
• подготовили детальное тех. задание.

Параллельно технические специалисты развернули систему на корпоративных серверах, настроили SMS-оповещения и базовые процессы работы с кадровыми документами.

Тестовую эксплуатацию начали с 30 пользователями, постепенно подключив 1000 сотрудников компании.

В дополнение к стандартной функциональности для оптимизации кадрового учета внедрили элементы корпоративных стандартов холдинга и расширили перечень видов электронных документов компании. Например, добавили дополнительные кадровые заявления, приказы и письма-уведомления для новых сотрудников. Кроме того, реализовали решение для согласования табелей учета рабочего времени.

Результаты

Внедрение Directum HR Pro помогло «Бамстроймеханизации» дополнительно улучшить работу с кадровыми процессами:

1. Существенно сократилось время оформления командировок и отпусков благодаря унификации требований и шаблонов.
2. Автоматизация рутинных задач по обработке документов высвободила время кадровых сотрудников для более важных задач.
3. Снизились затраты на бумажный документооборот и почтовые услуги.
4. Повысилось качество обслуживания сотрудников за счет более эффективного управления процессами.

Особенно важным результатом стала возможность оформлять новых сотрудников в штат полностью дистанционно. Кандидаты теперь могут подписывать кадровые документы через личный кабинет с использованием электронной подписи, не посещая офис.

Успешному переходу на электронный документооборот способствовало качественное обучение сотрудников. Интуитивно понятный интерфейс системы и практическая направленность учебных материалов помогли быстро освоить новые процессы.

Планы

Успешный опыт внедрения Directum HR Pro в «Бамстроймеханизации» открывает новые возможности для всего холдинга. Группа компаний «Нацпроектстрой» рассматривает возможность масштабирования системы на другие предприятия УК «БСМ», в которую входит более 20 организаций с общим числом пользователей до 5 тыс. человек. Это поможет унифицировать кадровые процессы во всех подразделениях холдинга и значительно ускорить работу кадровых служб.

Еще в планах — расширять функциональность системы HR Pro, чтобы повысить уровень автоматизации процессов кадрового администрирования.