Командировки
Преимущества электронных командировок
Сквозная автоматизация командировок
Электронное командирование трансформирует весь процесс от заявки до авансового отчета. Система сама готовит приказ и синхронизирует данные с 1С:ЗУП без участия кадровика.
Контроль лимитов
Превышения отслеживаются в автоматическом режиме. Кадровому специалисту не нужно вручную проверять каждую заявку.
Прозрачное согласование по маршруту
Автоматизация командировок исключает хаотичные цепочки утверждений: маршрут настроен в системе.
Выгрузка для проверок в один клик
Цифровое управление командировками дает возможность за секунды выгрузить комплект документов для контролирующих органов.
Прозрачность расходов на командировки
Управление командировками в цифре дает полный контроль над бюджетом: вы видите плановые и фактические затраты по каждому подразделению в реальном времени.
Снижение административной нагрузки
Автоматизация командировок освобождает HR-отдел от ручного согласования и отчетности.
Контроль сроков и дисциплины
Электронные командировки помогают избежать ситуаций, когда сотрудник уже уехал, а документы не оформлены. Система фиксирует все этапы и не дает срывать сроки.
Масштабирование без потери качества
Электронное командирование легко тиражируется на филиалы и растущий штат.
Сокращение расходов на поездки
Электронный бюджет командировки под контролем: автоматические лимиты исключают перерасход, а отказ от бумаги и курьерских услуг дает прямую экономию.
Скорость принятия решений
Автоматизация командировок ускоряет бизнес: заявки согласуются онлайн, сотрудники не ждут бумажных виз, поездки начинаются без задержек.
Снижение юридических рисков
Электронные командировки обеспечивают цифровой след по каждой поездке. При проверках вы защищены: все документы легитимны и доступны здесь и сейчас.
Управленческая аналитика по затратам
В системе доступны отчеты по расходам в разрезе подразделений и периодов. Вы видите, куда уходят деньги, и можете оптимизировать бюджет.
Оформление командировки за пару минут
Создайте заявку на электронное командирование в личном кабинете или мобильном приложении: укажите даты, цели, расходы — и отправьте на согласование. Никаких бумаг и походов в отдел кадров.
Видимость лимитов
При заполнении заявки система показывает допустимые суммы на суточные, билеты и проживание. Вы сразу видите, вписываетесь ли в бюджет, и можете скорректировать планы.
Авансовый отчет заполняется автоматически
После поездки не нужно ничего считать и заполнять вручную. Система переносит плановые расходы в отчет, вам остается добавить чеки и подписать.
Отмена или изменение онлайн
При электронном оформлении командировки заявку можно в пару кликов скорректировать на любом этапе согласования.
Возможности решения «Электронные командировки»
Электронное оформление командировки
Заявка на командировку создается в пару кликов в веб-версии системы или в личном кабинете. В ней можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы.
Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля. При этом командировку необязательно оформлять самому — в веб-версии системы ответственный может сделать это за сотрудника. Например, ассистент может организовать поездку руководителя.
Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.
После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс. На основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке.
Доступна синхронизация данных с учетной системой «1С:Зарплата и управление персоналом». В нее автоматически отправляются сведения из согласованной заявки на командировку. Далее система сама создает кадровое событие, формирует приказ о направлении в рабочую поездку и отправляет его из 1С:ЗУП на подписание в Directum HR Pro.
Чтобы подписать документы или получить аванс, не нужно идти в бухгалтерию. Все взаимодействие ведется в электронном виде — командируемый знакомится с документами и подписывает их в личном кабинете, а работодатель — в веб-клиенте системы.
Сотрудник может отменить командировку или изменить ее параметры, например, если мероприятие, которое он планировал посетить, перенесли или отменили. А руководитель — отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.
Заполнение авансового отчета
За две недели до отпуска система автоматически отправляет сотруднику уведомление, чтобы удостовериться, что планы не изменились. При подтверждении можно выбрать коллегу, который подхватит дела на время отпуска.
Если после составления графика у сотрудника остались дни отпуска, он может оформить и отправить заявление на них, следуя подсказкам системы. Она отобразит возможные даты и количество доступных дней.
Заполненные данные согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.
Подготовка к проверкам
Решение дает возможность выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.
С решением «Командировки» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании.
Уже используют
Благодаря унификации требований и шаблонов существенно сократилось время оформления командировок
