Не только КЭДО: АО «Инфаприм» перевело все кадровые процессы в цифру на базе Directum HR Pro

Предпосылки проекта

С 2022 года компания Инфаприм активно переводила документооборот в электронный вид: договоры, акты, накладные, заявки — все это уже работало на платформе Directum RX. Кадровые процессы тоже частично автоматизировали в модуле «HR-процессы», но функциональных возможностей оказалось недостаточно для полноценного безбумажного ведения кадров.

В компании с территориально распределенной структурой эти ограничения оборачивались реальными трудностями. График отпусков продолжали вести в Excel, HR-директор тратила значительное время на его консолидацию и проверку. Прием на работу, оформление дополнительных соглашений, командировки и авансовые отчеты частично оставались на бумаге, что замедляло процессы и создавало риски при передаче документов между регионами.

На основе накопленного опыта и четкого понимания узких мест было принято решение переходить на Directum HR Pro — профильную систему, на основе которой можно было организовать все кадровые процессы без кардинальной перестройки ИТ-ландшафта.

Цели проекта

Компания поставила перед собой задачу за пять месяцев перевести ключевые HR-процессы в полноценный электронный формат:

• цифровизировать кадровое делопроизводство;
• внедрить электронное планирование отпусков;
• организовать удаленный прием сотрудников;
• настроить управление командировками, служебными поездками и авансовыми отчетами с учетом специфики компании;
• отладить интеграцию с 1С:ЗУП и 1С:УПП для бесшовной передачи данных.

Ход проекта

Внедрение стартовало в августе 2024 года. Ближайшее планирование отпусков (в ноябре) требовалось провести уже в системе.

Ключевое решение, которое помогло уложиться в сроки, — параллельная работа над анализом и настройкой. Цикл «Анализ → Формирование технического задания → Согласование → Настройка → Тестирование → Приемка» проходили по каждому процессу отдельно.

Одновременно работали с возражениями сотрудников. Некоторые опасались, что электронную подпись смогут использовать злоумышленники. С помощью юристов объяснили, что подпись действует только в рамках трудовых отношений. Кроме того, наладили регулярные обучающие вебинары и информационные рассылки. Сегодня в АО «Инфаприм» накопилось более ста видеоинструкций по работе в системе.

Прием на работу

Трудоустройство стало полностью удаленным. Кандидат получает приглашение подключиться к системе, заполняет анкету, подписывает все необходимые документы усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Кадровая служба больше не ждет бумажные оригиналы из регионов.

График отпусков и расчет отпускных

В Directum HR Pro полностью перевели планирование отпусков. Сотрудники подают заявления, система автоматически проверяет остатки дней и отправляет на согласование руководителям. Дополнительно в системе организовали контроль выплаты отпускных.

Настроили фоновый процесс, который сверяет даты с платежным календарем. Если до выплаты остается меньше рабочего дня, система запускает задачу для кадровика, затем для бухгалтера на начисление, а потом — для казначейства на перечисление. Ответственные специалисты больше не боятся пропустить сроки и нарушить права сотрудников.

Командировки и служебные поездки

У  компании Инфаприм сложная логика командирования. Есть сотрудники с разъездным режимом работы, для которых оформляют служебные поездки (подписант — уполномоченное лицо), и есть классические командировки (подписант — генеральный директор).

В системе настроили:

• два вида обложек с разными наборами процессов;
• разные цепочки согласования для командировок и служебных поездок;
• отдельные шаблоны приказов и заявок на аванс;
• в личном кабинете — отдельный модуль для служебных поездок, доступный только нужным сотрудникам.

Интеграция с 1С

В компании используются две конфигурации 1С: в ЗУП ведется учет кадров и приказов, в УПП, а с 2026 в 1С ERP — финансовые документы, включая авансовые отчеты.

На момент внедрения Directum HR Pro в системе не было стандартной функциональности для передачи в 1С информации о командировках и авансовых отчетах. Поэтому дополнительно разработали интеграцию через API. Учетная система обращается к функциям Directum HR Pro и получает структурированный файл с данными по приказам и авансовым отчетам.

В ходе проекта выявили еще один нюанс: в 1С была заведена юридическая структура (с учетом обособленных подразделений), а в Directum HR Pro — функциональная (по подчиненности, независимо от того, где территориально находится сотрудник). Стандартный коннектор не смог связать сущности. Механизм доработали, чтобы синхронизация происходила корректно.

Результаты

За пять месяцев команде удалось достичь всех целей:

1. Сотрудников «Инфаприм» подключили к Directum HR Pro, выпустили для них УНЭПы.
2. Перевели в цифру прием на работу, в том числе удаленный.
3. Организовали планирование отпусков в электронном формате и контроль выплаты отпускных.
4. Настроили в системе процессы по командировкам, служебным поездкам, авансовым отчетам.

Планы

Компания Инфаприм на этом не останавливается. Планируется:

• рекомендовать внедрение КЭДО своим партнерам;
• развивать функциональность по командировкам и авансовым отчетам;
• внедрить сервис распознавания документов Ario;
• изучить ИИ-возможности экосистемы Directum.

Исполнитель

СТАРКОВ Групп — российская IT-компания, генеральный партнер Directum. Специализируется на внедрении систем электронного документооборота. Головной офис — в Екатеринбурге, обособленные подразделения — в Ярославле, Волгограде и Вологде. За годы работы компания реализовала десятки проектов в более чем 20 регионах страны.