Кадровый ЭДО

Комплекты документов для ознакомления

Перечни кадровых регламентирующих документов (локальных нормативных актов), с которыми должен ознакомиться сотрудник, могут отличаться в пределах компании. Чем крупнее организация, тем больше времени уходит на подбор документов для отправки работнику, а также на массовое ознакомление с новыми документами.

При использовании решения для КЭДО кадровому специалисту не нужно каждый раз искать документы или вести бумажные журналы ознакомления. Система автоматически определяет:

• какие регламенты отправить сотруднику в зависимости от его подразделения и должности;
• кому из сотрудников нужно ознакомиться с документом.

При составлении перечня суммируются все комплекты, в которые входит документ или где указаны подразделение и должность сотрудника. Те, кто ранее ознакомился с документом, автоматически исключаются из ознакомления. Критерии отбора задаются при настройке комплектов.

Комплект регламентирующих документов для специалистов по работе с персоналом

Ознакомление с кадровыми документами

Отправлять сотрудникам кадровые приказы и регламентирующие документы (локальные нормативные акты) на ознакомление можно в электронном виде, в том числе массово — одновременно большому количеству получателей.

В системе КЭДО уже задан типовой регламент согласования, подписания и ознакомления с документами. Его можно легко настроить под свои нужды, например добавить в процесс обязательных согласующих. А детали для определенного документа кадровый специалист указывает прямо в задаче.

Отправить можно один или несколько документов вместе с приложениями и дополнительными материалами. В качестве участников ознакомления необязательно указывать каждого специалиста по фамилии: доступен выбор групп по ролям, подразделениям или организациям.

Также возможна отправка документа на ознакомление прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». Для этого достаточно нажать на кнопку «Отправить в HR Pro» и выбрать документы. Они загружаются в Directum HR Pro и уходят в работу по нужным регламентам. Перед отправкой можно добавить комментарии или наблюдателей.

Ознакомиться с документом и подписать его усиленной электронной подписью сотрудник может как в веб-клиенте системы, так и в личном кабинете.

Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции», и поручения автоматически отправятся на исполнение

Ознакомиться с документом и подписать его усиленной электронной подписью сотрудник может как в веб-клиенте системы, так и в личном кабинете.

Подписание двусторонних документов

При отправке документа на подписание в электронном виде указываются стороны — представитель работодателя и сотрудник. При необходимости в маршрут задачи добавляются дополнительные согласующие. Также документы легко отправить на подписание прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». При этом порядок работы будет аналогичен отправке документов на ознакомление.

Отправка документов из Directum HR Pro

Отправка документов из «1С:Зарплата и управление персоналом»

Сначала документ получает руководитель. Он изучает его, а после этого подписывает, отправляет на доработку или отказывает в подписании. В первом случае кадровый документ заверяется усиленной квалифицированной ЭП.

Кадровые документы часто бывают типовыми, например дополнительные соглашения об изменении режима работы всех сотрудников организации. Чтобы сэкономить время, руководитель может утвердить документы массово. Достаточно отметить нужные задания на подписание в списке, указать сертификат ЭП и выполнить их одним кликом.

Сотрудник может подписать документы или отказаться от подписания. Выполнить задание можно как в веб-клиенте системы КЭДО, так и в личном кабинете.

Для наглядности после подписания документа на нем проставляются штампы ЭП.

Подписание согласий

По закону для выполнения некоторых действий работодателю требуется согласие, подписанное сотрудником. Например, для обработки персональных данных, передачи их третьим лицам или для вызова на работу в выходной день.

Кадровый специалист может отправить согласия сотруднику на подписание в любой момент. Например, при приеме на работу или переводе в другое подразделение.

Отправка на подписание сотруднику комплекта согласий

Отправка на подписание сотруднику одного согласия

Подписать согласия можно в веб-клиенте системы или в личном кабинете. При получении комплекта согласий сотрудник подписывает их все одновременно. А если есть вопросы по документам, их можно отправить на доработку.

Информирование сотрудников

Помимо подписания документов, в решении доступна опция простого информирования работников. Сотрудники получают уведомления в личном кабинете.

Отправка задачи на информирование сотрудников

Получение уведомления в личном кабинете

Контроль ознакомления и подписания

Чтобы подписание и ознакомление с документами не затягивалось, специалист по работе с персоналом следит за процессом с помощью специального отчета. Его легко сформировать прямо из карточки документа. Также в несколько кликов можно сформировать и выгрузить сводный отчет по всему подразделению или организации.

Формирование отчета об ознакомлении и подписании по организации

Формирование отчета об ознакомлении и подписании из карточки документа

С помощью отчета легко выяснить состояние работ по документу — узнать, кто уже ознакомился с ним, отказался от подписания или еще не прочитал задание.

Проверить, ознакомились ли сотрудники с документом, также можно в 1С:ЗУП 

• на вкладке с общей информацией о ходе работ;
• в специальном отчете, в котором будет указан статус ознакомления или подписания по каждому сотруднику.

Вкладка с общей информацией

Специальный отчет

Работа с заявлениями

Сотрудники отправляют кадровые заявления из личного кабинета или веб-интерфейса системы КЭДО. Для этого достаточно выбрать тип заявления и заполнить нужные поля. Документ сформируется автоматически на основе шаблонов. Перед отправкой заявления работник при необходимости корректирует текст и прикладывает к документу дополнительные материалы.

Заявление поступает на рассмотрение руководителю, который согласовывает его или отказывает в согласовании. В последнем случае свои замечания руководитель указывает в тексте задания, и сотрудник получает уведомление с этой информацией. Руководитель также может массово согласовать все заявления, которые поступили к нему во «Входящие».

Когда заявление одобрено, задачу на исполнение работ по нему получает кадровый специалист.

Список заявлений для оформления в личном кабинете

Отправка задачи на рассмотрение заявления в Directum HR Pro

Руководитель получает задание на рассмотрение заявления

Кадровый специалист получает задание на выполнение работ по заявлению

Рассылка расчетных листков

По закону работодатель обязан сообщать сотрудникам, из чего складывается их заработная плата: какую сумму начислили, сколько налогов удержали и что подлежит выплате. Бухгалтер может отправить сотрудникам расчетные листки с информацией о зарплате прямо из учетной системы.

Бухгалтер формирует список сотрудников и отправляет им расчетные листы

Сотрудники получают уведомления с расчетными листками в веб-клиенте системы КЭДО или в личном кабинете.

Уведомление с расчетным листком в личном кабинете

Бухгалтер может легко отследить, кому уже ушли уведомления. Для этого достаточно указать нужные критерии с помощью журнала отправленных расчетных листков в 1С:ЗУП:

При рассылке расчетных листков компания:

• Соблюдает требования законодательства. Сотрудники получают всю необходимую информацию о заработной плате;
• Сохраняет конфиденциальность данных. К расчетным листкам сотрудника имеют доступ только бухгалтеры и сам сотрудник, а права на документы не передаются по замещению;
• Сокращает затраты на информирование сотрудников. Рассылка расчетных листков запускается в пару кликов из системы «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП).

Выгрузка документов

При подготовке к проверке контролирующими органами или для других целей кадровые документы выгружаются из системы КЭДО в несколько кликов. Документы экспортируются в формате контейнера, установленного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н.

Чтобы сформировать комплект документов для выгрузки, специалист задает критерии поиска. Например, чтобы найти все кадровые документы за период или только трудовые договоры. Сформированный комплект можно выгрузить полностью или выбрать нужные документы.

Информация о результатах выгрузки поступает специалисту в задании. После этого комплект документов можно передать в контролирующие органы, например, в трудовую инспекцию.

Личный кабинет

Личный кабинет предоставляет удобный доступ к кадровым услугам и документам:

• на смартфоне — в мобильном приложении Directum HR Pro или на сайте через браузер;
• на компьютере — на сайте через браузер.

Здесь можно:

• оперативно знакомиться с кадровыми документами, направленными работодателем;
• подписывать и согласовывать документы;
• оформлять заявления;
• получать информационные сообщения от компании.

Для регистрации сотрудник получает ссылку в СМС-сообщении, переходит по ней и задает пароль для входа в личный кабинет.

Пользователь знакомится с содержанием договора об электронном взаимодействии и принимает его условия. Для подписания вводит код из push-уведомления или СМС-сообщения.

После этого работник в приложении Госключ или в личном кабинете получает усиленную неквалифицированную подпись, которой затем пользуется для целей кадрового ЭДО — подтверждает ознакомление и подписывает документы и заявления.