Экономия в тысячи часов: Directum HR Pro в ПАО «ТМК»

Предпосылки проекта

Объем документооборота при географически распределенной структуре был внушительным, но единые правила фактически отсутствовали.

Сотрудники писали заявления от руки и передавали их в отдел кадров, где специалисты вручную вводили данные в разные системы. Согласование шло по электронной почте, а на оформление одного документа уходили дни. Это замедляло бизнес-процессы. Никто не видел полную картину: статус заявлений оставался скрытым для всех участников процесса.

Цели и задачи

В основе трансформации лежала амбициозная цель — выстроить гибкую и масштабируемую цифровую экосистему HR, способную эффективно работать под высокой нагрузкой многочисленного штата.

Ключевая задача — достичь максимальной прозрачности в кадровом документообороте и радикально упростить контроль за подписанием документов. Амбиция проекта — обеспечить переход на КЭДО как минимум 80% персонала.

Путь к цели лежал через решение трех стратегических задач:

1. Полностью отказаться от бумаги в основных HR-процессах.
2. Обеспечить юридическую значимость всех электронных документов в строгом соответствии с требованиями законодательства.
3. Создать единое цифровое пространство для бесшовного взаимодействия между сотрудниками и кадровыми специалистами.

Решение

ТМК выбрала экосистему цифровых решений для комплексного управления персоналом Directum HR Pro. Чтобы движение и хранение данных было безопасным, ПО установили на собственные серверы. Команда внедрения работала без отрыва от основных производственных задач — одновременно поддерживали текущие процессы и перестраивали их под новую логику.

Сначала изучили, как работают кадровые процессы: где возникают задержки и теряется контроль. Параллельно собирали пожелания пользователей. В итоге из 15 процессов выделили самые приоритетные. В перечень попали массовые типовые процедуры (например, отпуска) и более сложные (сокращение, привлечение к дисциплинарной ответственности).

Затем внутренние операции подробно описали и перестроили в единый формат для всех предприятий. Также четко распределили обязанности между кадровиками на местах и централизованным сервисным центром. Выпустили все необходимые внутренние документы: положение о КЭДО, согласия и правила использования электронных подписей, приказы о переходе на новый формат.

Чтобы всё работало бесшовно, нужно было связать новую систему с уже имеющимися программами. ИТ-специалисты настроили обмен данными с семью корпоративными решениями:

• Directum HR Pro
• 1С
• SAP
• OpenText
• Avanpost
• ATS Potok
• 1С-Битрикс

Для электронного подписания специалисты унифицировали права и адаптировали формы документов под потребности разных предприятий.

Отдельно создали справочник для всех данных КЭДО. Он стал своего рода «умной» базой: помогает мгновенно находить нужные документы по названию процесса и отслеживать ход работы. При этом основная информация автоматически передается в другие системы предприятия.

Например, чтобы уйти в отпуск, сотруднику достаточно подать заявление в личном кабинете. Система сама:

• направит документ на согласование руководителю;
• передаст данные в учетную программу для автоматического оформления приказа и табеля;
• вернет готовый пакет на подписание в Directum HR Pro.

Специалист по кадрам подключается только для финальной проверки. Статус заявки виден всем участникам в режиме реального времени, что исключает лишние звонки и письма.

Чтобы упростить работу с локальными нормативными актами, команда проекта создала сценарий массового ознакомления. Система автоматически формирует персональные листы ознакомления по каждому ЛНА с подписями сотрудников. Затем документы в формате Минтруда без участия кадровых специалистов отправляются в электронный архив.

Обучение

Людей подключали плавно и бережно. На этапе тестирования, когда в системе работали около 3 тыс. человек, процессы запускали поэтапно. Это помогло собрать ценную обратную связь и скорректировать настройки для комфорта пользователей.

Параллельно выстроили обучение. Провели онлайн сессии для администраторов, HR команд и первых пользователей, подготовили отдельные курсы по работе в КЭДО — с учетом ролей и задач. Дополнительно разработаны электронные курсы на корпоративной обучающей платформе: как для пользователей HR, так и для работников. Их прошли более 4500 сотрудников и 200 кадровых специалистов. Это помогло быстрее снять базовые вопросы и снизить нагрузку на поддержку.

Также запустили яркую информационную кампанию. А для того чтобы помощь была всегда под рукой, создали единый центр знаний на портале и блок «Популярные вопросы», ведущий к инструкциям или чат-боту «Тёмка».

Результаты и планы

КЭДО — это «современный тип жизни в организации, в том числе нацеленный на молодежь, который позволит работать с высокой производительностью и при этом упростит коммуникации и взаимодействие внутри коллективов», — отмечает Елена Позолотина, Заместитель Генерального директора по управлению персоналом — Директор Корпоративного университета ТМК2U ПАО «ТМК».

Проект, который стартовал в августе 2024, меньше чем за год прошел путь от старта до промышленной эксплуатации и стал одним из крупных кейсов по внедрению КЭДО в промышленном секторе России. Пилотный запуск команда внедрения провела на четырех площадках с общей численностью 11 тыс. сотрудников.

HR-специалисты освободились от рутины, руководители согласуют задачи в едином окне, а сотрудники могут подать заявления через личный кабинет в любое время суток. Видно, на каком этапе обработки документ находится и к кому уйдет дальше. Унификация правил упростила управление и создала основу для дальнейшего роста.

Ключевые цифры сегодня (октябрь 2026)

• Больше 150 видов кадровых документов перевели в цифру.
• Экономия трудозатрат при оформлении кадровых мероприятий по пилотным предприятиям составила более 14 тыс. рабочих часов в год.
• Более 60 кадровых процессов настроили с помощью инструментов no-code.
• Еженедельно обрабатывается более 20 тыс. кадровых документов и решается более 25 тыс. кадровых задач.
• В системе работают 34+ тыс. пользователей

Следующий шаг — масштабирование на весь холдинг с целью охватить до 55 тыс. пользователей. В планах — расширение функциональности и внедрение аналитических дашбордов для оценки эффективности.