Кадровые процессы без очереди: как цифра заменила бумагу в АШАН
23 500
сотрудников подключились к КЭДО
30+
HR-процессов перешли в цифру
на 80%
ускорилось согласование документов
на 85%
снизились затраты на бумагу
Компания АШАН Ритейл Россия работает в стране 24 года и представлена в 100 городах. В периметр бизнеса входят гипермаркеты, супермаркеты, площадка e-commerce, логистические центры и завод в Тамбове. Штат распределен по всей стране, многие подразделения удалены от центрального офиса.
Предпосылки проекта
До перехода в цифру кадровый документооборот в АШАН был бумажным. Это выливалось в затраты на пересылку и хранение папок, потерянные документы, сорванные сроки подписания. Не было гарантий, что сотрудник в другом городе вообще получил бумагу. В итоге HR-служба тратила время на рутину вместо работы с персоналом и решения стратегических вопросов.
Цели
Проект должен был закрыть четыре бизнес-задачи:
- снизить бумажный оборот, повысить прозрачность и безопасность обработки документов;
- сократить прямые расходы на печать, пересылку и канцтовары, а также косвенные (рабочее время HR, исправление ошибок);
- сделать процесс подписания и ознакомления четким и контролируемым, с фиксацией всей истории действий в системе;
- привлечь молодых кандидатов за счет цифровых технологий.
Для выбора платформы в АШАН определили шесть ключевых критериев.
| Параметр | Что требовалось |
|---|---|
| Опыт вендора | Снижение рисков за счет выбора зрелого продукта |
| Интеграция с учетными системами | Автоматическая синхронизация с внутренними системами компании |
| Скорость внедрения и способность выдерживать нагрузку | Быстрое получение экономического эффекта и устойчивость ПО |
| Безопасность данных | Наличие сертификата ФСТЭК/ФСБ, локализация серверов в России, шифрование |
| Максимальная функциональность и удобство | Соответствие системы реальным потребностям компании и удобство для всех пользователей — офисного и линейного персонала, распределенного по всей стране |
| Наличие мобильного приложения | Дружелюбный интерфейс для всех категорий работников, который поможет укрепить их вовлеченность |
Систему, которая бы удовлетворила всем потребностям, удалось определить не с первой попытки. Программное обеспечение, которое на старте показалось оптимальным, в результате не смогло закрыть всех потребностей АШАН. По итогам повторного изучения рынка выбрали Directum HR Pro — экосистему цифровых решений для комплексного управления персоналом. На такое решение также повлиял тот факт, что в компании уже использовалась платформа Directum RX.
«Коробочной» функциональности Directum HR Pro оказалось недостаточно, поэтому систему доработали под специфику ритейлера.
Ход проекта
Внедрение запустили в декабре 2024 года. Первыми в электронный вид перевели справки, заявления и ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА). В августе 2025 года добавили процессы по отпускам: формирование графика, заявление на отпуск, перенос и отзыв. В октябре подключили прием на работу, перевод, увольнение и изменение персональных данных. К январю 2026 года в системе заработали процессы по диспансеризации, сдаче крови, материальной помощи, исключительным премиям и кадровым отчетам.
Внедрение шло одновременно в четырех юридических лицах ритейлера — у каждого свои особенности и оргструктура, что потребовало тонкой настройки. Отдельное внимание уделили интеграциям. Для бесшовного обмена данными и целостности процессов Directum HR Pro связали с SAP HCM, Keycloack, Контур.Доверенность.
Обучение пользователей организовали через модель передачи знаний: менеджеры кадровой службы знакомились с системой первыми, а затем консультировали сотрудников своих подразделений.
Результаты
По итогам проекта:
- Компания АШАН Ритейл Россия сократила потребление бумаги на 85%: печать, пересылка и хранение папок ушли в прошлое.
- Затраты на доставку снизились на 70%.
- К системе подключилось 23,5 тыс. человек — 98% штата.
- В цифровом виде организовали полный цикл жизни сотрудника в компании, от приема до увольнения.
- Уменьшилась нагрузка на кадровых специалистов. За счет сокращения ручных операций выросла производительность труда.
Планы
В планах — создать электронный архив для централизованного хранения всей корпоративной документации и оцифровать существующий бумажный архив.
Исполнитель
К2Тех — эксперт ИТ-рынка по системной интеграции, разработке программных решений и сервисной поддержке. Более 20 лет реализует проекты в области инженерной, аппаратной и программной инфраструктуры, информационной безопасности, пользовательского ПО и бизнес-приложений.
