В условиях высокой конкуренции за каждого нового сотрудника тратить время на долгие согласования и бумажную рутину — непозволительно. Проблема нехватки кадров актуальна для многих организаций, в числе которых многофункциональные центры (МФЦ) по всей России. Здесь текучка порой достигает 40%, а в том, как организована работа с сотрудниками, есть сложности. В этой статье рассмотрим типичные проблемы и способы решить их с помощью кадрового электронного документооборота.
Большая часть МФЦ входит в централизованную структуру: в столице региона находятся кадровые специалисты, а в территориально обособленных подразделениях — сотрудники, с которыми необходимо поддерживать связь. Кто-то из них работает на полную ставку в городском отделении, кто-то трудится на 0,25 ставки в селе. Единственным способом обмена кадровыми документами остается курьер или автомобиль. В этих условиях трудоустройство может затянуться на срок вплоть до недели.
С согласованием и планированием отпусков, ознакомлением с локальной нормативной документацией тоже есть нюансы. По всем документам важно соблюсти сроки подписания. При этом необходимо обеспечить не только обмен бумагами, но и функционирование процессов целиком — так, чтобы руководителю МФЦ, специалистам отдела кадров и рядовым сотрудникам было комфортно.
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) и перевод в цифру связанных процессов — логичное решение, которое назревает давно. Часть МФЦ уже внедрила КЭДО и существенно облегчила себе жизнь:
Давайте разберемся, какие основные сложности кадрового делопроизводства характерны для МФЦ и как КЭДО поможет их преодолеть.
Сотрудники территориально обособленных подразделений МФЦ начинают работать до подписания «живого» договора — это нарушение ТК.
Ст. 67 ТК РФ требует оформления трудового договора в письменной форме в срок не позднее трех рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе. До момента подписания договора формально нет подтвержденных законных трудовых отношений. Работник выполняет функции без надлежащего юридического основания, а работодатель принимает труд без оформленных обязательств.
Сотрудник на этот срок остается без законных гарантий и может чувствовать себя некомфортно, что снижает его мотивацию и лояльность. А всё потому, что документы неделю везут до подразделения на машине.
Сотрудник подписывает договор электронной подписью за минуту с собственного смартфона, и документ сразу становится действительным. Никаких «пришлите оригинал через неделю». Срок трудоустройства сокращается до одного дня.
Соискатель принят в штат, пока не передумал.
Отсутствует единая система для взаимодействия. Сведения разбросаны между учетной системой, электронной почтой, чатами, файлообменниками, бумажными документами.
В результате — обилие ручного труда при заполнении, ошибки ввода, разорванные согласования, дублирование усилий при работе с документами.
Это не просто неудобство, а критическая неэффективность процессов.
Одна система вместо пяти. Представьте: вы создаете приказ о приеме в учетной системе в электронном виде и он мгновенно оказывается на подписании у руководителя. Если же у него скопилось под сотню документов в очереди, то их все можно подписать в один клик.
Для сотрудника всё еще проще — мобильное приложение, где предоставление и подписание документов занимает несколько кликов.
Удобная, интуитивно понятная система вместо чатов и Excel.
Сотрудники находятся в информационном вакууме. Каждый раз, когда требуется спланировать отпуск или уйти на отдых по заявлению, кадровые специалисты получают шквал запросов. Нагрузка на них существенно возрастает. Та же ситуация и с руководителями. Отсутствует автоматизированное планирование, контроль пересечений отпусков (особенно критично в маленьких подразделениях), визуализация загрузки.
Результат — возрастает риск конфликтов и срывов рабочего процесса. У руководителя нет оперативного доступа к информации о занятости/отсутствии своего персонала, что мешает планированию, а кадровая служба и рядовые сотрудники конфликтуют
Личный кабинет сотрудника. Человек в любой момент может посмотреть, сколько дней отпуска доступно, выбрать даты и отправить заявление. Проще чем купить билеты на самолет. Система автоматически пришлет уведомление о запланированном отпуске.
Руководители удобно планируют загрузку подразделений, вся необходимая информация по отпускам сотрудников у них под рукой.
Кадровый специалист не погружается в каждый конкретный отпуск, оставляя за собой роль активного наблюдателя.
Кадровики и сотрудники больше не тратят полдня на согласование и консультации, время и нервы сохранены.
Кадры трудятся в столице, сотрудники в обособленных подразделениях. Единственный вариант доставки оригиналов документов — отправиться во все населенные пункты по очереди на автомобиле.
Затраты на транспортировку бумаги (бензин, время сотрудника-курьера), высокий риск утери, порчи абсолютно не оправданы в цифровую эпоху.
Одна система для всех сотрудников, мгновенная передача и подписание кадровых документов. Как следствие — высвобождение ресурсов и времени.
Бережем время, бензин, деревья и экологию.
Чтобы оперативно предоставлять услуги населению, многофункциональные центры работают в режиме 59-часовой недели.
Руководители тратят массу времени, чтобы эти смены расставить и согласовать. Но это еще не всё: есть только три дня, чтобы ознакомить сотрудников с графиком. А они могут находиться в другом городе.
Поможет КЭДО. В системе легко оперативно составить, подписать график и ознакомить с ним сотрудников.
Руководители занимаются стратегией вместо составления таблиц в Excel.
Документы двухлетней давности хранятся в коробках где-то в подвале. Нужна справка за 2020 год? Придется пройти квест «Найди паука и убеди уступить место».
Документы в электронном виде всегда под рукой. Достаточно указать фамилию — все документы по сотруднику будут выведены за секунду. Даже если он уволился 10 лет назад. Помимо этого, ограничение прав доступа не позволит случайному человеку увидеть конфиденциальную информацию.
Электронный документ можно хранить до 75 лет.
С причинами и пользой от внедрения КЭДО мы разобрались, но важным моментом остается выбор решения. Directum HR Pro — это не замена курьеру, это цифровая трансформация всей кадровой службы и взаимодействия с сотрудниками в распределенной организации. Система помогает организовать в цифре, ускорить и упростить:
Множество сервисов для населения уже давно переведены в электронный вид, настало время позаботиться о сотрудниках МФЦ вместе с Directum HR Pro.