6 причин, почему кадровый ЭДО необходим МФЦ

В условиях высокой конкуренции за каждого нового сотрудника тратить время на долгие согласования и бумажную рутину — непозволительно. Проблема нехватки кадров актуальна для многих организаций, в числе которых многофункциональные центры (МФЦ) по всей России. Здесь текучка порой достигает 40%, а в том, как организована работа с сотрудниками, есть сложности. В этой статье рассмотрим типичные проблемы и способы решить их с помощью кадрового электронного документооборота.

Большая часть МФЦ входит в централизованную структуру: в столице региона находятся кадровые специалисты, а в территориально обособленных подразделениях — сотрудники, с которыми необходимо поддерживать связь. Кто-то из них работает на полную ставку в городском отделении, кто-то трудится на 0,25 ставки в селе. Единственным способом обмена кадровыми документами остается курьер или автомобиль. В этих условиях трудоустройство может затянуться на срок вплоть до недели.

С согласованием и планированием отпусков, ознакомлением с локальной нормативной документацией тоже есть нюансы. По всем документам важно соблюсти сроки подписания. При этом необходимо обеспечить не только обмен бумагами, но и функционирование процессов целиком — так, чтобы руководителю МФЦ, специалистам отдела кадров и рядовым сотрудникам было комфортно.

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) и перевод в цифру связанных процессов — логичное решение, которое назревает давно. Часть МФЦ уже внедрила КЭДО и существенно облегчила себе жизнь:

• руководители получили прозрачные и быстрые процессы;
• кадровые специалисты радуются мгновенному обмену данными с сотрудниками;
• работникам не приходится каждый раз вспоминать, с кем нужно согласовать заявление и сколько осталось дней отпуска.

Давайте разберемся, какие основные сложности кадрового делопроизводства характерны для МФЦ и как КЭДО поможет их преодолеть.

Кадровый документооборот в МФЦ: проблемы и решения

«Начал работать, а договор подписал через неделю»

Что происходит:

Сотрудники территориально обособленных подразделений МФЦ начинают работать до подписания «живого» договора — это нарушение ТК.

Ст. 67 ТК РФ требует оформления трудового договора в письменной форме в срок не позднее трех рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе. До момента подписания договора формально нет подтвержденных законных трудовых отношений. Работник выполняет функции без надлежащего юридического основания, а работодатель принимает труд без оформленных обязательств.

Сотрудник на этот срок остается без законных гарантий и может чувствовать себя некомфортно, что снижает его мотивацию и лояльность. А всё потому, что документы неделю везут до подразделения на машине.

«Несогласованность» данных

Что происходит:

Отсутствует единая система для взаимодействия. Сведения разбросаны между учетной системой, электронной почтой, чатами, файлообменниками, бумажными документами.

В результате — обилие ручного труда при заполнении, ошибки ввода, разорванные согласования, дублирование усилий при работе с документами.

Это не просто неудобство, а критическая неэффективность процессов.

«Отпуск? А колько дней сколько дней у меня осталось? А когда я пойду отдыхать?»

Что происходит:

Сотрудники находятся в информационном вакууме. Каждый раз, когда требуется спланировать отпуск или уйти на отдых по заявлению, кадровые специалисты получают шквал запросов. Нагрузка на них существенно возрастает. Та же ситуация и с руководителями. Отсутствует автоматизированное планирование, контроль пересечений отпусков (особенно критично в маленьких подразделениях), визуализация загрузки.

Результат — возрастает риск конфликтов и срывов рабочего процесса. У руководителя нет оперативного доступа к информации о занятости/отсутствии своего персонала, что мешает планированию, а кадровая служба и рядовые сотрудники конфликтуют из-за недопонимания.

Сотрудники не в одном с кадровиками здании — они во всех районах региона

Что происходит:

Кадры трудятся в столице, сотрудники в обособленных подразделениях. Единственный вариант доставки оригиналов документов — отправиться во все населенные пункты по очереди на автомобиле.

Затраты на транспортировку бумаги (бензин, время сотрудника-курьера), высокий риск утери, порчи абсолютно не оправданы в цифровую эпоху.

График сменности? Успеть за 3 дня.

Что происходит:

Чтобы оперативно предоставлять услуги населению, многофункциональные центры работают в режиме 59-часовой недели.

Руководители тратят массу времени, чтобы эти смены расставить и согласовать. Но это еще не всё: есть только три дня, чтобы ознакомить сотрудников с графиком. А они могут находиться в другом городе.

«Где этот документ?! Он в подвале, кажется»

Что происходит:

Документы двухлетней давности хранятся в коробках где-то в подвале. Нужна справка за 2020 год? Придется пройти квест «Найди паука и убеди уступить место».

Почему КЭДО?

1. Сроки: подписание становится мгновенным, нет логистических задержек. Как следствие — соблюдается ст. 67 ТК РФ.
2. Удобство: подписание документов любым сотрудником с любого устройства 24/7.
3. Скорость и прозрачность: отслеживание статусов, автоматические уведомления, быстрые согласования.
4. Единая система: удаленные подразделения на расстоянии нескольких кликов.
5. Архив: надежное электронное хранение с быстрым поиском, экономия места, времени, устранение риска потери.

С причинами и пользой от внедрения КЭДО мы разобрались, но важным моментом остается выбор решения. Directum HR Pro — это не замена курьеру, это цифровая трансформация всей кадровой службы и взаимодействия с сотрудниками в распределенной организации. Система помогает организовать в цифре, ускорить и упростить:

• подписание кадровых документов работником организации и работодателем;
• классический или полностью безбумажный прием на работу;
• управление бумажным и электронным кадровым документооборотом;
• планирование и учет отпусков;
• работу с командировками и авансовыми отчетами;
• разработку и перевод собственных процессов и услуг в электронный вид.

Множество сервисов для населения уже давно переведены в электронный вид, настало время позаботиться о сотрудниках МФЦ вместе с Directum HR Pro.