Как понять, что у вас «болят кадры»: анализируем проблемы в работе HR-службы и методы их решения

Распространение удаленки увеличило нагрузку на кадровых специалистов. Ручная обработка документов, согласования и поиск данных отнимают львиную долю времени, порождают ошибки и риски, мешая перейти к стратегическим задачам. В статье рассмотрим типичные «боли» в трех ключевых блоках HR: трудоустройство, управление отпусками и кадровый документооборот, а также расскажем, чем помогут профильные ИТ-системы.

Трудоустройство

Медленный удаленный наем

Без цифровой системы каждая вакансия дистанционного соискателя требует множества телефонных звонков, переписки и пересылки бумаг. Кандидату приходится ехать в офис, чтобы подписать документы, а кадровику — тратить время на почтовые отправки. Каждый день задержки в оформлении удаленного сотрудника обходится компании в среднем в 15 000 рублей упущенной выгоды.

Единая платформа для КЭДО и цифровых процессов объединяет все этапы найма — от подбора резюме до подписания трудового договора электронной подписью (ЭП). Документы формируются и подписываются в электронном виде, кандидаты могут пройти все этапы трудоустройства удаленно. В результате скорость оформления сотрудников в штат растет, а затраты HR-службы — снижаются.

Этапы онлайн-трудоустройства в системе Directum HR Pro

Трудоемкость задач при росте штата

При увеличении численности персонала нагрузка на HR-отдел резко возрастает. Ручные процессы становятся узким местом: согласование и обработка документов могут тормозить работу всей компании.

С ростом организации система КЭДО легко масштабируется. Новые процессы можно быстро запустить без привлечения программистов, если ИТ-продукт содержит встроенные no-code инструменты. При интеграции с учетной системой, например 1С:ЗУП, данные о приеме сотрудников автоматически передаются в бухгалтерию и кадровую службу. HR получает готовый приказ без лишних действий, а кандидат — на 100% легальные электронные документы.

Риски потери документов и возникновения ошибок

При заполнении заявлений, приказов, анкет кандидатов на вакансии вручную нередко случаются ошибки, в том числе из-за человеческого фактора. Бывает, документы теряются или деформируются, что грозит проблемами при проверках.

Профильная система автоматически проверяет корректность данных, в том числе ИНН, СНИЛС и другие идентификаторы. Вся информация о приеме и учете сотрудников сохраняется в защищенном цифровом архиве с возможностью долгосрочного легитимного хранения.

Управление отпусками

Длительное и сложное планирование отпусков

Сбор пожеланий на отпуск по отделам вручную — «боль» многих специалистов. Кадровикам приходится сверять дату начала и окончания отпуска по производственному календарю, при этом важно не забыть о региональных праздниках и переносах. Ошибки при расчете дней приводят к конфликтам, а это негативно сказывается на атмосфере в коллективе и лояльности сотрудников.

Системы для цифровизации HR-процессов автоматизируют планирование отпусков. Работники подают заявления через личный кабинет, программа автоматически проверяет выбранные даты по федеральному или региональному календарю, предоставляет корректную информацию о доступных днях. Руководители утверждают графики одним кликом, получая полную картину загрузки подразделений.

Отсутствие напоминаний

Без системы сотрудники часто забывают вовремя подать заявление на отпуск, а кадровики — напомнить и проверить статусы. Из-за этого ведется ручной контроль сроков, появляются задержки, перераспределение нагрузки становится хаотичным.

Система КЭДО отправляет автоматические уведомления о начале периода подачи заявлений, необходимости согласовать новый график, предстоящем начале отпуска. Напоминания по смс, e-mail или в мобильном приложении (через push-уведомления) держат всех в курсе, повышают дисциплину и прозрачность процесса.

Сложные процессы переноса и отмены отпуска

Оформление переноса или отзыв из отпуска через бумажные заявления — длительная переписка и риски потерь документов. Особенно это затруднено для удаленных сотрудников.

При помощи профильной системы сотрудник оформляет перенос отпуска или отгул через личный кабинет. Заявление идет по заранее настроенным маршрутам. Руководитель получает задачу на согласование, может проверить пересечения, согласовать или отклонить заявление. Всё это сопровождается автоматическим созданием приказов и их отправкой на подписание без участия сотрудников кадровой службы.

Перенос отпуска в личном кабинете Directum HR Pro

Трудности при проверке пересечений

Без общего графика легко пропустить ситуацию, когда сразу несколько ключевых сотрудников уходят в отпуск одновременно. Ручная проверка такого пересечения — сложная задача, требующая максимальной концентрации внимания руководителей и ответственных специалистов.

Система визуализирует отпускной график по всем подразделениям и сразу подсвечивает конфликтные даты. Она предупредит кадровых работников и руководителей, если в одно время запланировано слишком много отсутствий у взаимозаменяемых специалистов.

Визуальный график отпусков подразделения в Directum HR Pro

Накопление «неиспользованных» отпусков

Сотрудники не уходят в отпуск из-за загруженности, а потом набегают огромные задолженности по дням отдыха. Компании грозит штраф от контролирующих органов, а сами сотрудники выгорают.

Система КЭДО ведет учет отпусков по каждому работнику. Она дает возможность включать ограниченное количество дней неиспользованного отпуска в следующую задачу на планирование. Это помогает постепенно избавляться от нежелательных «хвостов», контролировать процесс и соответствовать регламентам компании. Система может самостоятельно сформировать сводный отчет для руководства, а значит, легко вовремя скорректировать график.

Результат для HR-директора: полная прозрачность загрузки подразделений, исключение штрафных рисков и повышение лояльности сотрудников за счет справедливого распределения отпусков

Кадровый документооборот

Массовое ознакомление с приказами и ЛНА

Рассылать десятки распоряжений и локальных нормативных актов в конвертах — неэффективно. Сложно отследить, кто из сотрудников ознакомился с документом, а кто нет.

Профильная система отправляет приказы и ЛНА в личный кабинет сотрудника. Ознакомление фиксируется электронной подписью или отметкой в системе. Кадровый работник видит в режиме реального времени, кто уже ознакомился, кто медлит, а кто вообще не открывал задачу. Автоматические напоминания отправляются тем, кто  задерживает выполнение.

Задача на ознакомление с ЛНА в личном кабинете Directum HR Pro

Сложный поиск и дорогое хранение документов

По мере роста персонала объем кадрового архива разрастается: годами копятся договоры, приказы, личные карточки. Без системы поиск нужного файла может занимать часы. Риски потери документов создают дополнительную «боль» для компании.

Система КЭДО обеспечивает централизованное хранение всех документов в электронном архиве с развитой системой поиска. Фильтры по типу документа, дате, сотруднику и другим критериям помогают мгновенно находить необходимую информацию. Система гарантирует долгосрочное хранение документов в соответствии с законодательными требованиями.

Медленные согласования

В больших компаниях документы «ходят по рукам» месяцами: HR-специалисты доставляют бумажные экземпляры, перепроверяют подписи, отвечают на сотни вопросов. Это снижает скорость принятия решений.

В КЭДО согласования идут в электронном виде с автоматическим контролем статусов на каждом этапе. Участники видят актуальную информацию о том, чей ответ ожидается и кто уже подписал документ. Это ускоряет согласование в разы, что особенно важно для компаний с численностью персонала более тысячи человек.

Несовершенная защита данных

Бумажные документы создают серьезные риски утечки персональных данных. Трудовые договоры и личные дела могут попасть к посторонним, что влечет нарушение требований защиты информации.

Профильные системы для HR-цифровизации обеспечивают строгое разграничение доступа к документам на основе ролей и прав пользователей. Все действия в системе логируются, а передача данных защищается современными методами шифрования. Это обеспечивает соответствие требованиям 152-ФЗ и другим нормативам.

Если, читая статью, вы узнали себя — значит, пришло время менять подход к управлению кадрами. Внедрение системы кадрового электронного документооборота не просто автоматизирует рутинные задачи, но и преображает весь HR-процесс. Это дает возможность:

• снизить операционные затраты на бумажную работу, почтовые пересылки и исправление ошибок;
• ускорить оформление сотрудников в штат и принятие решений, что особенно важно при найме в горячий период;
• повысить прозрачность и усилить контроль за выполнением задач кадровой службы;
• улучшить опыт сотрудников и руководителей за счет удобных электронных сервисов;
• обеспечить соблюдение внутренних регламентов и законодательства (например, по отпускам, рабочему времени и защите данных).

Цифровизация не сокращает штат HR — напротив, она освобождает кадровиков от рутины и дает им время заниматься стратегическими задачами: адаптацией персонала, развитием корпоративной культуры и т. д. При этом каждая компания может гибко настроить систему КЭДО под свои требования без участия программистов.

Не ждите критичных ошибок и штрафов от надзорных органов — ознакомьтесь с современными HR-системами и убедитесь, что переход на КЭДО станет эффективным шагом к развитию вашего бизнеса.