Проблемы при внедрении КЭДО: инструкция, как не наступить на 5 «традиционных» грабель
Рынок кадрового ЭДО накопил сотни успешных запусков. Сегодня компании и вендоры оглядываются назад: анализируют, с чего всё начиналось, отмечают лучшие и худшие практики.
В этой статье Екатерина Сюрсина, руководитель поддержки внедрения Directum HR Pro, вспомнит главные грабли, которые лежали на пути цифровизации бизнеса и приводили к проблемам в КЭДО. Эксперт поможет разобраться, как безболезненно обойти такие помехи.
Грабли № 1: Помнить об аналитиках, но забыть об отделе кадров
Фундаментальная ошибка — считать, что участие HR-специалистов в проекте необязательно. На практике именно они знают циклы найма и специфику кадрового делопроизводства в компании, становятся основными пользователями системы. От их вовлеченности зависит, как приживутся нововведения.
Оптимальное решение — назначить в команду внедрения одного или двух ответственных специалистов от отдела кадров. По возможности стоит освободить их от части рутинных обязанностей.
Есть и противоположная крайность — создать чрезмерно большую рабочую группу для перехода на КЭДО. В таком случае на встречи собирается по 30 человек: от руководителей подразделений до стажеров. Каждый хочет выразить свое мнение, процесс принятия решений парализуется. Часы, которые можно было бы потратить на реальную работу, уходят на бесконечные согласования.
Грабли № 2: Желать всего и сразу
Стремление заказчика за короткий срок получить систему, где в цифру переведены процессы от заявлений на отпуск до командировок, — понятно, но рискованно. Пользователь еще вчера оформлял все на бумаге, а сегодня, после перехода на КЭДО, сталкивается с десятками новых функций и кнопок. В итоге он теряется, боится нажать что-то не то, допускает ошибки. Как следствие — на отдел кадров и службу поддержки обрушивается поток вопросов. Замедляется работа.
Дополнительная сложность состоит в том, что вместе с установкой системы приходится перестраивать и бизнес-процессы, создавать новые правила взаимодействия. Чтобы адаптироваться под них, штату нужно время.
Более сложные сценарии, такие как графики отпусков или командировочные расчеты, стоит подключать, когда базовые процессы уже отработаны и пользователи воспринимают систему как союзника, а не в качестве лишней нагрузки.
Грабли № 3: Синдром Франкенштейна
Дорогая ошибка — попытка переписать код коробочного решения под индивидуальные процессы компании. Подобная модификация превращает ПО в неповоротливого монстра и эскалирует риски кадрового документооборота. Установка любого обновления системы от вендора становится головной болью: накладывать новые фичи на такого «Франкенштейна» долго, дорого и рискованно. В итоге компания, как правило, остается со старой версией продукта, которая требует колоссальных бюджетов на сопровождение.
Сегодня передовые ПО дают возможность адаптировать процессы под себя, не вторгаясь в исходный код и архитектуру. С помощью no-code-инструментов администраторы без помощи разработчиков вносят изменения в логику движения кадровых документов.
Например, в Directum HR Pro компании меняют настройки под себя, как в конструкторе. Для этого есть несколько уровней.
- Настройка без программирования (no-code). Можно поправить интерфейс или логику работы без единой строчки кода.
- Продвинутая настройка (low-code). Пригодится, когда нужно связать КЭДО с бухгалтерией или создать новые прикладные решения.
- Если для процесса не хватает какой-то детали, программист делает ее один раз, а дальше аналитики используют этот готовый блок где угодно. Библиотека возможностей растет, а нужда в разработке — падает.
Грабли № 4: Забытый пользователь
Даже если техническая часть прошла безупречно, существует риск, что систему не примут рядовые сотрудники. Чаще всего это происходит, когда при выборе и настройке ПО не был учтен пользовательский опыт.
В этот момент важно наглядно подсветить плюсы и минусы КЭДО для сотрудников, чтобы снять первичные возражения. Преимуществ несравнимо больше. Самая эффективная профилактика возражений — активное продвижение изменений внутри компании, акцент на реальных «плюсах» и выбор максимально легкой в обращении системы. Когда сотрудник понимает, что цифровой формат упрощает его жизнь, а не усложняет её, адаптация проходит в разы быстрее. Чтобы этот процесс прошел гладко, мы подготовили гайд о том, как влюбить сотрудников в кадровый ЭДО.
Грабли № 5: Данные и документы
Есть и скрытые подводные камни, о которые разбиваются проекты. Первый — это неактуальные данные в учетной системе. Если сотрудник сменил паспорт или номер телефона, он обязан сообщить об этом кадровикам. В противном случае выпустить ему электронную подпись будет невозможно. Проект встанет, пока компания не обновит базу данных.
Вторая возможная преграда — отсутствие правовой базы. Если в системе нет готовых инструментов, а у юристов — опыта в КЭДО, согласование локальных нормативных актов может длиться месяцами.
Начинать аудит данных и подготовку ЛНА нужно задолго до того, как будет нажата кнопка «Старт» в программе.
Вместо заключения
Все описанные «грабли» объединяет одна деталь: за каждой ошибкой скрывается попытка механически переложить старые бумажные процессы на новые рельсы. Но цифровая трансформация работает иначе.
Успех проекта измеряется не отсутствием ошибок на старте, а тем, насколько система становится незаметной и естественной частью рабочего дня. Инвестиции в ПО начинают окупаться, когда кадровик перестает быть «хранителем архива», а рядовой сотрудник подписывает приказ за два клика в смартфоне, не отвлекаясь от основных задач.
Внедрение КЭДО — это лишь первый шаг в построении прозрачной цифровой среды. Преодолев этап «притирки», компания получает не только экономию на курьерах и бумаге, но и чистые данные для аналитики, ускорение бизнес-циклов и лояльность сотрудников. Главный секрет здесь прост: начинайте с методологии, выбирайте гибкие no и low-code-инструменты. Никогда не забывайте, что по обе стороны монитора стоят люди.
