КЭДО для средних и малых компаний. Главные мифы о цифровых системах для управления кадрами
Средний и малый бизнес только начинает осваивать цифровизацию кадровых процессов. На этой стадии вокруг технологичных решений существуют слухи и догадки, которые далеки от реальности. Поговорим о самых популярных из них.
Кадровый электронный документооборот — прерогатива предприятий со стотысячным штатом и оборотом в несколько миллиардов.
Правда:
КЭДО и системы для HR-цифровизации — не эксклюзив, а инструмент совершенствования бизнес-процессов. Возможности профильных программ будут полезны как компании со штатом в четыреста человек, так и крупной корпорации.
Классическая ситуация, когда без КЭДО страдает наем удаленных сотрудников. При бумажном документообороте следует учитывать сроки доставки (с поправкой на форс-мажор и погрешности логистики), перепроверять корректность заполнения бумаг не только компанией, но и кандидатом, выделять место для хранения документов в архиве.
В противном случае сохраняются риски: специалист начнет трудиться до заключения трудового договора. Это не только незаконно, но и небезопасно: уровень качества работы нигде не закреплен, требовать надлежащего выполнения обязанностей невозможно. Даже если сотрудник прекрасно справляется со всеми задачами, до заключения трудового договора он может в один день исчезнуть из компании — и юридически будет прав.
Система для кадрового ЭДО нивелирует эти риски: заключение договора происходит онлайн. И сотрудник, и работодатель подписывают документ электронными подписями за несколько минут. После чего работник сразу может приступать к выполнению своих задач. Такой формат упрощает обмен документами, ускоряет их согласование и хранение, экономит время и ресурсы независимо от масштаба бизнеса.
Цифровизация кадровых процессов — это дорого.
Правда:
В контексте всего бизнес-эффекта инвестиция на программное обеспечение для КЭДО помогает экономить примерно 3 млн в год за работника. При этом компания получает быстрое согласование документов, отсутствие бумажной волокиты, избавляется от лишней нагрузки на HR-отдел и ошибок от человеческого фактора. В статье оставили для вас подробный расчет окупаемости кадрового ЭДО.
Переход на новые цифровые системы — это сложно. Сотрудники привыкли к бумажным процессам и не готовы меняться.
Правда:
Жизнь нового решения внутри компании во многом зависит от того, как пройдет установка программы. Важно, чтобы вендор или его партнер имел большой опыт и качественно организовал переход на новую систему под ключ. Directum работает на рынке корпоративного ПО больше тридцати пяти лет. За это время специалисты компании наработали и проверили эффективные методики вовлечения сотрудников в кадровый электронный документооборот.
Команда проекта не оставляет бизнес один на один с новой системой. Сначала эксперты проводят детальное обучение для рабочей группы, которая становится своего рода «послом знаний» и помогает коллегам быстро и легко освоить программное обеспечение.
Представители разработчика дают шаблоны кадровых документов, объясняют теорию и демонстрируют на практике способы настройки системы ключевым пользователям, администраторам. Для рядовых сотрудников специалисты готовят очные или онлайн-курсы по использованию КЭДО с учетом внутренних особенностей компании. После завершения проекта у заказчика остаются чек-листы, печатные материалы и инструкции. Такой набор помогает обучать и поддерживать штат во время освоения системы. После внедрения системы всегда на связи команда проекта и техподдержка — ни один вопрос об использовании HR Pro не останется нерешенным.
Часто компания-клиент создает собственные брендированные брошюры и памятки с пошаговыми инструкциями, адаптированными под внутренние процессы. Это делает обучение еще более эффективным и удобным.
Важно, что система Directum HR Pro обладает максимально простыми и понятным интерфейсом. Например, в личном кабинете пользователя есть всего несколько интуитивно понятных кнопок с ясно обозначенной функциональностью. Это помогает минимизировать время на адаптацию и снижает возможные ошибки, даже если заказчик планирует внедрять ПО своими силами.
Хранение и обработка документов в электронном виде — это небезопасно. Хакеры могут взломать системы и украсть персональные данные.
Правда:
Такое опасение вполне закономерно. Атаки — не просто пятно на репутации компании. Минимальный объем штрафа за утечку персональных данных составляет 3 млн рублей. Но стоит помнить, что цифировизация с нами давно и надолго, а потому существуют инструменты и нормативы, которые помогают защитить бизнес от сторонних вмешательств. Если вендор не уделяет должного внимания сертификации, лицензированию и стандартам разработки, он ставит под вопрос свою деятельность. Компания, которая надежно закрепилась на рынке, использует в своих продуктах надежные меры защиты и подтверждает свою надежность.
Например, Directum обладает обладает лицензией ФСТЭК на разработку средств защиты конфиденциальной информации и лицензией ФСБ на разработку информационных систем с использованием криптографических средств. При разработке системы для управления кадровым процессами Directum HR Pro происходит управление уязвимостями, в том числе в цепочке поставок, статический (в частности, встроен sonarqube — статический анализатор кода), и динамический анализ (owasp zap). Периодически проводятся сторонние исследования безопасности (пентесты). В случае нахождения слабых точек происходит выпуск патчей. История работы с объектами КЭДО фиксируется прямо в системе. Действия пользователей можно просмотреть в любой момент.
Правда о КЭДО
В противовес ложным высказываниям разберем истинный бизнес-эффект от цифровых систем.
Кадровый электронный документооборот поможет увеличить прибыль бизнеса
В статье о полезных функциях КЭДО для малых и средних компаний мы уже рассказывали о том, что технологии выручают, когда нужно быстро нанять людей. Сегодня скорость работы играет ключевую роль. Даже небольшие задержки и несогласованности могут серьезно повредить репутации компании и ее позициям на рынке. При использовании бумажного документооборота сохраняются риски утери документов, их медленной доставки. Следствие — нарушение сроков создания продукта или оказания услуг.
Например, с наступлением сезона строительства резко возрастает потребность в найме рабочих. В ситуации конкуренции за кадры и сжатых сроков особенно важны оперативность и четкое взаимодействие. Если быстро не нанять нужное количество монтажников или задержать заработную плату, работы не будут выполнены в срок, сотрудники недополучат деньги, а бизнес — прибыль.
Такая логика применима к любому бизнесу. Если кадровые процессы — будь то наем, обучение или оформление — не проведены вовремя, велика вероятность простоя и снижения эффективности. Не хватит десяти водителей — продукты не отправятся в торговые точки, упадут продажи.
Единая система КЭДО для всей компании помогает контролировать ход выполнения задач, избавляет от необходимости тратить время на многократные уточнения и обмен лишними сообщениями. Официальный наем сотрудника можно оформить за несколько минут в любой точке мира. Отлаженным становится не только документооборот, но и другие кадровые процессы — оформление отпусков, заявлений, расчет зарплат и премий.
КЭДО положительно влияет на HR-бренд
Быстрые, четкие понятные кадровые процессы в цифре — конкурентное преимущество работодателя на рынке труда. При прочих равных кандидат выберет компанию, которая готова предложить такую опцию.
Повышается и лояльность. Работникам не приходится тратить время на заполнение бумаг, походы в офис или лишние согласования — люди спокойно выполняют свои задачи из дома или кабинета, используя удобные системы, и делятся этими впечатлениями со знакомыми.
Кроме того, компания, которая использует кадровый электронный документооборот, улучшает свою репутацию: цифровые документы легко проверить, невозможно подделать или потерять. КЭДО можно считать «знаком качества» в соблюдении трудового законодательства.
Если у вас остались вопросы по использованию и внедрению кадрового электронного документооборота, предлагаем посетить наш сайт и узнать все подробности.
