Полный гайд: как хранить кадровые документы
С 2021 года компаниям можно создавать документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Это разрешили поправки в Трудовой кодекс (377-ФЗ), после чего бизнес стал массово переходить на КЭДО (кадровый электронный документооборот). Приказы, договоры, заявления — все это теперь подписывается онлайн и хранится в информационных системах.
Но многие организации упустили важный момент: КЭДО создан для оперативной работы, а не для того, чтобы хранить кадровые документы годами. Что происходит, когда компания десятки лет держит всё в одной системе? Рано или поздно начинаются проблемы: ПО тормозит, а на проверках всплывают нарушения.
Мы разобрали эти вопросы с методологом Directum, экспертом по электронным архивам Светланой Азаровой. Она поделилась четкими правилами работы, примерами из практики и готовым планом действий для легитимного хранения.
КЭДО и СХЭД: два инструмента для разных задач
Любой документ в компании живет по циклу: создали, подписали, использовали, а затем — либо уничтожили, либо отправили на длительное хранение. Для каждого этапа нужно свое решение.
КЭДО (например, решение для кадрового ЭДО экосистемы Directum HR Pro) |
СХЭД — система хранения электронных документов (например, решение для хранения кадровых документов экосистемы Directum HR Pro) |
|
|---|---|---|
| Основная задача | Оперативная работа с «живыми» документами | Архивное хранение документов, которые вышли из оборота |
| Что происходит | Создание, подписание, ознакомление, заключение доп. соглашений | Комплектование, учет, обеспечение сохранности, выдача по запросам |
| Сроки хранения | До передачи в архив или до уничтожения (обычно до 10 лет) | 10+, 50, 75 лет, постоянно |
| Доступ | Широкий, многопользовательский | Строго ограниченный, с фиксацией каждого запроса |
Если хранить всё в одной системе, рано или поздно она начнет тормозить. К тому же в КЭДО нет и не должно быть архивных процедур — например, экспертизы ценности, иерархической структуры хранения документов, формирования описей, поддержки установленного формата, контрольных проверок и многого другого.
Как правильно хранить кадровые документы: сроки
Основной ориентир — Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236). Сроки сильно различаются, и ошибка может дорого обойтись. Если уничтожить документ раньше положенного, вы рискуете остаться без доказательств при проверке ГИТ (Государственной инспекции труда) или судебном разбирательстве. А если хранить всё подряд дольше необходимого, система захламляется, падает производительность, и вдобавок вы получаете дополнительные риски
Вид документа |
Срок хранения |
Что делать |
|---|---|---|
| Приказ на отпуск обычного сотрудника | 5 лет | Уничтожить в КЭДО после истечения срока |
| Приказ на отпуск «вредника» (сотрудника, занятого на работах с вредными или опасными условиями труда) | 50 лет | Передать в СХЭД (нужен для правильного расчета стажа при начислении пенсии) |
| Трудовой договор | 50 лет после увольнения | Пока сотрудник работает — оперативное хранение в КЭДО с перештамповкой подписи, затем — передача в СХЭД |
| Личная карточка работника | 75 лет после увольнения | Передать в СХЭД |
Важный нюанс: пока человек работает, его трудовой договор остается в оперативной системе КЭДО. И всё это время она должна заботиться об электронной подписи, обеспечивать ее сохранность и юридическую значимость. В Directum HR Pro для этого есть механизм перештамповки — подпись автоматически обновляется при смене сертификатов.
После увольнения документ передается в архив не раньше, чем через год и не позже чем через три года. Срок хранения 50 лет начнет отсчитываться с года, следующего за годом увольнения.
Еще больше информации о сроках хранения — в статье.
Когда передавать документы в архив и можно ли этого не делать
Документы со сроками хранения свыше 10 лет и документы по личному составу обязаны передаваться в архив. Это требование
А можно ли вообще не передавать документы в архив? Формально нет, если срок хранения превышает 10 лет. Однако многие компании годами хранят всё в КЭДО, надеясь обойтись без отдельного архива. Чем это грозит?
- Система для кадрового ЭДО не рассчитана на бесконечное накопление документов. Со временем база раздувается, поиск замедляется, интерфейсы начинают тормозить. Приходится покупать более мощное железо или чистить систему вручную, а это риск случайно удалить нужное.
- Документ, который уже не нужен для оперативной работы (например, приказ на отпуск пятилетней давности), но продолжает лежать в КЭДО, подчиняется требованиям 152-ФЗ «О персональных данных». Это значит, что нужно обеспечивать дополнительную защиту, контролировать доступ, фиксировать, кто и когда смотрел документ. Если этого не делать — штрафы от Роскомнадзора до 100 тыс. рублей на юридическое лицо. А если произойдет утечка, суммы вырастают многократно.
Что будет, если хранить кадровые документы неправильно
За нарушение правил компаниям выставляют реальные штрафы по КоАП РФ. Посмотрим на суммы.
Нарушение |
Статья |
Штраф для юрлица |
|---|---|---|
| Нарушение порядка хранения архивных документов | 13.20 КоАП РФ | до 10 000 рублей |
| Нарушение правил хранения документов, если это привело к утрате | 13.25 КоАП РФ | до 300 000 рублей |
При повторных нарушениях суммы растут, а контролирующие органы (ГИТ, Социальный фонд России, прокуратура) могут назначить внеплановые проверки. Есть и неочевидный риск. В условиях дефицита квалифицированных кадров кандидаты всё чаще проверяют надежность компании перед трудоустройством. Штрафы и частые проверки — красный флаг для хороших специалистов. Репутационные потери могут ударить по найму.
Что на самом деле скрывается за словом «архив»
Для правильного хранения бумажных документов недостаточно выделить помещение и повесить табличку «Архив». Так и для цифровых — мало создать папку на диске или делать резервные копии. Чтобы правильно хранить кадровые документы в организации, нужно выстроить полноценную систему архивного хранения. Она включает несколько обязательных элементов.
Это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. При ее составлении проводится первый этап экспертизы ценности: определяют, какие документы создаются и сколько они должны храниться.
Проводится ежегодно: при составлении номенклатуры, при подготовке дел к передаче в архив и перед уничтожением. Без экспертизы уничтожать документы нельзя — это прямое нарушение правил.
Учет в КЭДО не равен архивному учету. Последний строится по иерархии: фонд — опись — дело — документ. Обязательные учетные документы: книга поступления и выбытия дел, лист фонда, опись дел (в том числе опись электронных документов), дело фонда. В КЭДО этих документов нет и быть не должно.
В системе КЭДО электронный документ представляет собой файл PDF/А1 с электронной подписью. К нему прилагается файл описания, который содержит сведения о работнике и работодателе. Архивный же документ упакован в специальный контейнер в соответствии с приказом Росархива № 77. Внутри контейнера — тоже файл описания, но с другими метаданными: когда документ создан, подписан, какой номер ему присвоен, какие события с ним происходили. Файл описания в КЭДО и файл описания в архиве — это разные вещи.
Доступ к архивным документам строго регламентирован и остается только у работников архива. Каждый запрос фиксируется. Служба информационной безопасности регулярно проверяет, кто и какие документы просматривал.
Приступать можно только после того, как истек срок хранения, проведена экспертиза ценности и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу. Подтверждением служит акт о выделении к уничтожению — этот документ хранится постоянно. Если нужно продлить срок хранения, достаточно зафиксировать решение в протоколе экспертной комиссии.
Пошаговый план: как правильно хранить кадровые документы в организации
Если вы уже используете КЭДО или только планируете переход, вот четыре шага, которые помогут не допустить ошибок.
Шаг 1. Провести аудит текущей системы
Посмотрите, как ваше решение для КЭДО (или то, которое вы собираетесь внедрять) заботится о сохранности подписей на всем сроке оперативного хранения. Может ли оно автоматически перештамповывать сертификаты? Обеспечивает ли контроль целостности и неизменности данных?Шаг 2. Выбрать и внедрить систему хранения электронных документов
На рынке не так много готовых продуктов, которые полноценно работают с архивными электронными документами, а не только с копиями бумажных. «Долговременный архив» от Directum — комплексное решение, которое разработано с учетом всех требований архивного законодательства и поддерживает юридическую значимость.Шаг 3. Зарегламентировать процессы передачи
Пропишите во внутренних нормативных актах: через какой срок после завершения делопроизводства документы передаются в архив, кто за это отвечает. Закрепите правила оперативного и архивного хранения. Это снизит риски и сделает процесс прозрачным.Шаг 4. Обучить сотрудников
В архив передают документы из разных подразделений — кадры, бухгалтерия, делопроизводство. Сотрудники должны понимать правила работы. В помощь — курс Directum, где эксперты рассказывают, как выстроить систему с нуля.Что запомнить про хранение кадровых документов
Правильно организованный архив дает три ценности:
- Соблюдение закона без штрафов. Все сроки выдерживаются, документы не теряются и не уничтожаются раньше времени. При проверках не к чему придраться.
- Снижение рисков для руководителя. Директор отвечает за документацию компании, и, если система выстроена, ему не грозят личные штрафы и предписания.
- Спокойная работа кадровиков. Они не гадают, что можно удалить, а что нет, не ищут часами старые приказы и не боятся внезапных запросов из проверяющих органов.
КЭДО и СХЭД не конкурируют друг с другом. Они решают разные задачи вместе. КЭДО — для оперативной работы: быстро создать, подписать, ознакомить. Архив — для долговременной сохранности: надежно упаковать, учесть, выдать по запросу через десятилетия. Вместе они закрывают весь цикл.
Directum предлагает готовую связку внутри экосистемы Directum HR Pro, которая включает оба решения: «Кадровый ЭДО» и «Долговременный архив». Также вендор оказывает методологическую поддержку, которая поможет настроить процессы без ошибок, и проводит обучение, чтобы сотрудники уверенно работали с новой системой.
Хотите разобраться, как правильно хранить кадровые документы в вашей организации? Свяжитесь с нами — подберем конфигурацию под ваш объем документов.
