Без стыков и швов: кадровые процессы на базе Directum HR Pro в строительной компании «Мостоотряд-47»
400
сотрудников подключены к кадровому ЭДО
2000
пользователей плановый охват КЭДО
<3
часов на создание и согласование заявления
ФСК «Мостоотряд-47» (входит в ведущий российский строительный холдинг «Нацпроектстрой» (ГК НПС) выполняет работы по строительству и капитальному ремонту мостов, а также работы, направленные на усиление пролетных строений. Компания имеет штат профессионалов численностью 4 000 тысячи человек и собственный большой парк современной строительной техники порядка 450 единиц. За годы работы ООО ФСК «Мостоотряд-47» зарекомендовала себя как надежный партнер, благодаря опыту и реализации большого количества сложных и интересных проектов. В настоящее время компания участвует в строительстве высокоскоростной магистрали Москва — Санкт-Петербург.
Предпосылки проекта
Анализ бизнес-процессов показал: для максимальной эффективности необходима цифровизация кадрового документооборота с помощью платформы Directum RX. Главные причины внедрения КЭДО:
- Трудоемкость ручной подготовки документов, долгое согласование бумажных заявлений и приказов.
- Уязвимость бумажного кадрового документооборота:
- долгий срок доставки документов в филиалы в других городах, риск потери информации по пути;
- нарушения дедлайнов задач из-за высокой загрузки сотрудников;
- любая внештатная ситуация (отключение электричества, сбой курьерской службы) могли повлиять на оперативность обработки и подписания кадровых документов.
- Перспектива введения обязательного КЭДО.
Цели и задачи
Главная цель внедрения КЭДО — улучшить производительность труда всех участников кадровых процессов. Для это требовалось:
- повысить прозрачность и предсказуемость HR-процессов;
- минимизировать бумажный документооборот и исключить потери документов;
- ускорить кадровые процессы;
- контролировать соблюдение трудового законодательства;
- усилить HR-бренд компании.
Решение
Чтобы не создавать в компании «зоопарк ПО», решили выстроить цифровую экосистему на уже зарекомендовавшей себя платформе Directum RX. Для внедрения выбрали решения системы Directum HR Pro:
- «КЭДО»;
- «Командировки»;
- «Прием на работу»;
- «Отпуска»;
- «Ознакомление с ЛНА»;
- «Личный кабинет».
Все решения внедрили в соответствии со стандартами и в рамках основного проекта «КЭДО ГК „Нацпроектстрой“».
Так как большинство печатных форм кадровых документов автоматизированы в 1С:ЗУП, между двумя системами настроили бесшовную интеграцию. Для ускорения процесса подготовки документов запустили автоформирование 52 видов заявлений.
Результаты
На первом этапе на КЭДО перешли 240 пользователей: руководители, специалисты отдела кадров и другие офисные сотрудники. Постепенно к КЭДО будут подключены еще 2 тыс. пользователей.
Какие изменения заметили в работе разные категории сотрудников:
| Руководители | Специалисты |
Рядовые сотрудники компании |
|---|---|---|
|
Все заявления от подчиненных и другие кадровые документы поступают на рассмотрение без фактических ошибок и неточностей. Процессы стали прозрачнее. Документы на доработку возвращаются реже — согласование ускорилось. |
На ознакомление приказы, распоряжения, утвержденные заявления, прочие ЛНА отправляются в личные кабинеты сотрудников — в работе кадровых специалистов исчезла бумажная волокита. Документы об отпусках, командировках, переводах, совмещениях проходят весь путь по автоматизированным маршрутам в системе — процессы ускорились в несколько раз. |
Стало проще подавать заявления и получать справки. В личном кабинете HR Pro собраны готовые шаблоны документов. Сотруднику достаточно заполнить короткую анкету — на выходе он сразу получает готовое к подписанию заявление с корректно расставленными реквизитами. |
Эффекты для компании:
- Скорость: срок оформления и согласования заявления теперь составляет менее 3 часов.
- Работа с удаленными сотрудниками: ускорилась в несколько раз, так как им не нужно лично приезжать в офис.
- Экономия ресурсов: трудозатраты HR-отдела на подготовку и обработку кадровых документов сократились.
- Прозрачность: статусы всех кадровых документов отслеживаются в реальном времени в интерфейсе.
Внедрение нескольких решений Directum HR Pro стало еще одним шагом к формированию полноценной цифровой экосистемы управления компанией на базе Directum RX. Планируется, что весь кадровый документооборот (за исключением документации, обязательной к оформлению в бумажном виде в соответствии с требованиями законодательства) в скором времени перейдет в электронный формат, а компания рассмотрит дальнейшие шаги по цифровизации других бизнес-процессов.
