Цифровизация на бис:
КЭДО в Театральном институте им. Щукина

Предпосылки проекта

Катализатором перехода в цифру стал приказ Минфина России № 61н от 15 апреля 2021 года, который обязал бюджетные учреждения перейти на электронные документы бухгалтерского учета. В институте решили подойти к вопросу комплексно и перевести в цифру рутинные процессы во всех отделах, включая кадровый.

До перехода на КЭДО институт годами сталкивался с трудностями в кадровом делопроизводстве:

1. Долгое подписание: сотрудники могли неделями забывать зайти в отдел кадров, чтобы поставить подпись на приказе или заявлении. Иногда специалисты по кадрам приходили на работу за час до начала рабочего дня, брали стопку документов, спускались на пост охраны и «ловили» людей прямо на входе.
2. Очереди в отдел: для получения срочных кадровых услуг работники оставляли заявки по телефону или лично приходили в кабинет. Нарушалась плановая работа отдела, заявки терялись, кадровые процессы становились хаотичными.
3. Недостаток точек контроля: бумажные документы передавали из отдела в отдел, из кабинета в кабинет. Риск потери был высоким.

Цели и задачи

Стратегическая цель — полный отказ от бумажного документооборота в вузе и переход к управлению на основе цифровых данных. Бизнес-цель — получить инструмент для оперативного принятия решений и оптимизации всех внутренних процессов.

Проект затронул 5 направлений: внутренние документы, договоры, финансовые документы, проектную деятельность (гастроли, форумы) и кадровое делопроизводство.

В ходе проекта требовалось:

• перевести в электронный вид ключевые кадровые процессы: прием, переводы, увольнения, отпуска, командировки, ознакомление с локальными актами;
• связать Directum HR Pro с системой «Парус-Бюджет 8», чтобы исключить двойной ввод данных и синхронизировать кадровый учет с бухгалтерией;
• обеспечить юридическую силу электронных кадровых документов;
• ускорить процессы согласования и подписания.

Решение

Перед запуском проекта руководство вуза уточнило у интегратора, кто из вендоров может предложить готовый коннектор с системой «Парус», где институт ведет бухгалтерию и кадровый учет. В ответ поступило предложение внедрить цифровые решения на базе платформы Directum RX. Для кадровых задач выбрали экосистему Directum HR Pro.

Еще одним аргументом «за» стали результаты эксперимента. Один и тот же бизнес-процесс попросили настроить двух аналитиков: специалиста по Directum и эксперта по другой системе. Аналитик Directum справился за 2 часа. Работа с другой системой заняла 40 часов. Выбор остановили на более эффективном решении.

Ход проекта

Цифровизация в Театральном институте им. Щукина длилась 2 года и была разделена на 2 крупных этапа.

Сначала в электронный вид перевели все процессы, кроме кадровых: договоры, финансы, внутреннюю корреспонденцию, проектную деятельность. Сотрудники постепенно адаптировались к интерфейсу и логике платформы Directum RX, поэтому переход на КЭДО на базе Directum HR Pro для них уже не был резким или пугающим.

Внедрение кадрового электронного документооборота длилось 3 месяца.

Исследование и описание процессов

Работа над блоком началась с опросов. Команда исполнителя интервьюировала кадровых и ИТ-специалистов, бухгалтеров, собирала данные о текущих регламентах, ответственных, сроках и проблемах.

В итоге выделили 55 процессов кадрового документооборота, которые предстояло перевести в цифру. Каждый из них описали в нотации BPMN 2.0 в графическом и текстовом форматах. Схемы согласовывали с кадровыми специалистами: показывали, как будет настроена система, слушали замечания, вносили правки.

На этом этапе стало понятно: «коробки» Directum HR Pro недостаточно. Бюджетная специфика института предполагает дополнительные согласования документов, нестандартные маршруты и особые роли. Поэтому после утверждения схем процессы дорабатывали с помощью no-code-инструментов.

Интеграция

Команда настроила интеграционный мост с «Парус-Бюджет 8», чтобы синхронизировать организационную структуру, справочники сотрудников и статусы документов. Подписанные в Directum кадровые документы автоматически передаются обратно в учетную систему. Так исключается двойной ввод и связанные с ним ошибки. Это же интеграционное решение работает и для задач бухгалтерского учета по приказу № 61н.

Параллельно команда проекта настроила обмен с оператором ЭДО «Диадок» для работы с поставщиками.

Отпуска

Институт перевел в цифру процесс оформления отпусков — сотрудники получили возможность подавать заявления через личный кабинет, а кадровые специалисты — готовить приказы и знакомить с ними работников в электронном виде.

Обучение

У административно-управленческого персонала уже был опыт работы в Directum RX на первом этапе проекта. Поэтому эта группа пользователей легко приняла переход на КЭДО. Большинство преподавателей тоже быстро адаптировались к новому порядку.

Кадровых специалистов поначалу тревожил отказ от бумажного делопроизводства и необходимость осваивать незнакомый интерфейс. Чтобы снизить напряжение, для них провели дополнительные занятия по методологии КЭДО, подготовили подробные инструкции и организовали канал оперативной поддержки.

Техническая поддержка и устойчивость решения

У кадровых специалистов вуза есть возможность задавать вопросы по системе в чате с техподдержкой. Сегодня количество обращений сократилось до минимума: кадровые документы выпускаются и подписываются в штатном режиме.

В 2025 году открылся филиал института в Южно-Сахалинске. Сотрудники вуза подключили его к КЭДО своими силами, без привлечения внешних консультантов.

Результаты

В электронный вид перевели все процессы по движению кадров, включая прием новых сотрудников, переводы, работу с отпусками (без планирования).

Ключевые итоги проекта:

1. 290 сотрудников — 95% штата — используют КЭДО.
2. В цифру переведены 55 кадровых процессов.
3. Сроки подписания кадровых документов сократились в 2 раза.
4. Настроена интеграция между «Парус-Бюджет 8» и Directum HR Pro.

Логика и последовательность процессов сохранились. Однако теперь этапы регламентированы, а движение документов отслеживается в системе.

Планы

В будущем институт переведет в электронный вид планирование отпусков. Вуз также рассматривает цифровизацию командировок, авансовых отчетов, документов по закупкам.

Исполнитель

Парусник-Белгород — генеральный дилер Корпорации «ПАРУС», партнер компании Directum в Белгороде и Белгородской области. С 2005 года работает на рынке информационных технологий. Предлагает полный спектр услуг по комплексной автоматизации управления деятельностью учреждений. Компания предоставляет услуги по разработке, внедрению и сопровождению программного обеспечения для стационарных компьютеров и мобильных приложений (Android и iOS) любой сложности и объема.