Как организовать хранение кадровых документов в HRlink

Система кадрового электронного документооборота — важное звено в корпоративной жизни бизнеса. Она значительно экономит ресурсы, помогает структурировать информацию и просто делает жизнь проще как для руководства и кадровой службы, так и для рядового сотрудника-исполнителя.

Кадровые документы относятся к информации, которую следует хранить долгосрочно, соблюдая при этом основные требования архивного делопроизводства. Проще говоря, нельзя просто перевести документ в электронный вид и надеяться, что он навечно сохранится в системе и будет доступен спустя несколько лет. Для этого существует специальный класс решений для долгосрочного (архивного) хранения кадровых документов.

В статье расскажем, как организовать архивное хранение и что делать, если ваш вендор не предоставляет такой возможности. На примере HRlink, одной из популярных систем для КЭДО, разберем, где заканчиваются возможности оперативного КЭДО и какие задачи помогут решить подобные сервисы.

Кому и для чего будет полезно

• Руководителям кадровых служб — понять, как организовать хранение кадровых документов, если компания использует систему КЭДО или планирует перевод кадровых процессов в электронный формат.
• Специалистам по кадровому делопроизводству — разобраться, как и какие документы можно хранить в цифровом виде.
• Делопроизводителям и архивистам — выстроить архивное хранение электронных кадровых документов и учесть требования к их неизменности и юридической значимости.
• ИТ-директорам и специалистам по цифровизации — оценить, как создать связку системы КЭДО и решения для хранения на длительный срок.
• Руководителям компаний, которые выбирают или уже внедрили систему HRlink, — заранее определить, как будет устроено хранение кадровых документов после завершения их оперативного использования.

Проблема: где заканчиваются возможности HRlink

HRlink в первую очередь решает задачи оперативного кадрового электронного документооборота. Система помогает перевести кадровые процессы в цифровой вид, ускорить согласование и подписание документов и сделать взаимодействие сотрудника с HR-службой удобнее. ПО поддерживает гибкие маршруты, массовое подписание, разные виды электронной подписи, интеграции с 1С и другими корпоративными системами, а работник может взаимодействовать с документами через веб- или мобильную версию.

Какие задачи HRlink решает хорошо

• оформление и подписание кадровых документов онлайн: прием сотрудника и текущие кадровые процессы происходят без бумажного обмена;
• ускорение работы с большими объемами документов благодаря гибким маршрутам и массовому подписанию документов;
• взаимодействие с сотрудниками через личный кабинет и мобильные устройства, с доступом к документам и кадровым сервисам;
• интеграция с корпоративными системами, в том числе с 1С, SAP, «БОСС-Кадровик» и другими решениями через API;
• контроль текущего документооборота: HR-специалисты могут отслеживать статусы подписания, сроки и работу с документами.

Чего не хватает: главная боль пользователей

Электронный архив HRlink может хранить документы онлайн, быстро находить их по реестрам и фильтрам, выгружать выборки, а история подписания даст возможность восстановить события работы с документом. Это свойственно оперативному хранению.

Для правильного архивного хранения важна иная функциональность, она закреплена в Правилах 2023 Росархива.

Специализированная система долговременного хранения электронных документов (СХЭД) должна решать комплекс задач:

1. Принимать документы из других систем и сохранять связанные данные. Для перехода от КЭДО к архиву важна передача регистрационно-учетных сведений, информации о подписях и других связанных данных.
2. Обеспечивать учет, комплектование, использование и хранение ЭД в соответствии с правилами архивного дела.
3. Управлять сроками хранения и уничтожения документов.
4. Проводить экспертизу ценности документов.
5. Сохранять юридическую значимость электронной подписи и подтверждать целостность документа в течение установленного срока хранения.
6. Поддерживать проверку документа спустя годы. Для этого применяются специальные механизмы долгосрочного хранения электронной подписи, в частности, формат CAdES-A с архивной меткой времени. Эта метка фиксирует состояние подписанного документа и криптографических данных на определенный момент, а при дальнейшем архивном хранении подтверждает их действительность.
7. Контролировать целостность документов. Архив должен защищать электронные документы от несанкционированного изменения и обеспечивать соответствие сохраненного и исходного документов.

Почему системы КЭДО не заменяют СХЭД

Системы оперативного хранения и СХЭД предназначены для разных задач и должны работать не «вместо», а вместе.

СХЭД для архивного хранения кадровых документов

Когда документы завершают свой жизненный цикл в оперативной системе КЭДО, их нужно передавать в специализированную систему хранения электронных документов. При этом СХЭД не обязательно должен быть частью той же системы, в которой документы создаются и подписываются.

«Долговременный архив» Directum может принимать документы из разных информационных систем и формировать единый архивный фонд. Поэтому его можно использовать в связке с уже работающей системой КЭДО, в том числе HRlink, без необходимости менять оперативный контур.

На стороне архива выполняются процедуры, необходимые именно для длительного хранения: иерархический учет, правила использования документов, проверка целостности, регулярная работа с метками доверенного времени и электронной подписью, контроль сроков хранения и подготовка документов к уничтожению после проведения экспертизы ценности.

Практический пример: передача кадровых документов из HRlink в электронный долговременный архив

Такая связка уже используется компаниями. Один из проектов — организация долговременного хранения кадровых документов из HRlink для ИТ-компании, которая занимается разработкой ПО для автоматизации процессов гостиничного бизнеса.

Перед компанией стояли три основные задачи: организовать прием и хранение данных из HRlink, обеспечить длительную юридическую значимость электронных кадровых документов и автоматизировать списание и уничтожение документов по окончании срока хранения. Для этого выбрали решение Directum «Долговременный архив».

Специалисты организовали передачу документов через ZIP-контейнеры. Сотрудник выгружает необходимые документы из HRlink, а затем массово загружает их в Directum. Отдельно настроена синхронизация сущностей двух систем. Например, по уникальному идентификатору система определяет вид документа и создает соответствующую карточку в Directum RX. Это помогает корректно распределять загружаемые документы по видам и делам.

В проект также вошла загрузка исторических данных. Теперь процедуры, связанные с дальнейшим долговременным хранением электронных документов, — совершенствование электронной подписи и перештамповка — выполняются в архивном контуре.

В такой архитектуре HRlink остается системой для оперативной работы с кадровыми документами, а Directum «Долговременный архив» — специализированным контуром для их последующего хранения.

Возможности решения «Долговременный архив»

Прием документов из разных систем. Архив может централизованно принимать документы из КЭДО, СЭД и других информационных систем, поэтому архивную функцию не нужно реализовывать отдельно в каждом источнике.

Поддержание юридической значимости. Система регулярно проверяет неизменность документов и проставляет метки доверенного времени, электронная подпись постепенно переводится в формат CAdES-A, предназначенный для долгосрочного хранения.

Управление сроками хранения. Система отслеживает окончание срока хранения и передает документы на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы могут быть выделены к уничтожению.

Быстрый поиск и выдача документов. Архивист может находить документы по заданным критериям, формировать подборки и выгружать их, например, по запросам сотрудников или контролирующих организаций.

Централизованное ведение архивных фондов. В системе можно группировать дела по организациям и филиалам, формировать сводные описи и вести учет поступления и выбытия документов.

Заключение

КЭДО и СХЭД решают разные задачи, поэтому использовать для них разные системы — совершенно нормальный подход. КЭДО помогает организовать оперативную работу с кадровыми документами: создавать их, согласовывать, подписывать и использовать в текущих процессах. СХЭД берет на себя следующую часть жизненного цикла: архивное хранение документов и работу с ними после завершения делопроизводства.

В этом и заключается один из главных плюсов цифровизации. Не нужно выбирать одну систему для всех задач. Разные решения могут дополнять друг друга, а компания — постепенно развивать процессы без отказа от уже работающих инструментов. Важно лишь правильно выстроить связь между ними и определить, какая система отвечает за каждый этап работы с документом.

При этом существуют и комплексные решения, в которых КЭДО и архив входят в единую экосистему. Например, экосистема Directum HR Pro объединяет задачи кадрового электронного документооборота и долговременного хранения, поэтому компании не требуется отдельно выстраивать взаимодействие между разными продуктами.