Это по любви: как клиенты Directum помогают своим сотрудникам без стресса перейти на КЭДО

Успех внедрения кадрового ЭДО зависит от того, сколько людей готовы работать по-новому. Страхи сотрудников зачастую становятся преградой на пути цифровизации. Одни боятся утечки личных данных, другие не уверены, что разберутся в интерфейсе, третьи просто не хотят менять привычный порядок. Любые изменения воспринимаются как угроза стабильности и вызывают отторжение. Без работы с этими страхами даже самая функциональная система рискует остаться невостребованной.

Мы разобрали, как этот вызов решали на трех российских предприятиях — в авиакомпании «ЮТэйр», банке «Кубань Кредит» и лизинговой компании «Европлан». У каждого своя специфика, но есть и общие черты: все они выбрали платформу Directum HR Pro и сделали КЭДО рабочим инструментом для большинства сотрудников.

История № 1: Как «ЮТэйр» раздал билеты на цифровой рейс

«ЮТэйр» — российская авиакомпания. Выполняет пассажирские и грузовые авиарейсы по России и за рубежом, обеспечивает техническое обслуживание и капитальный ремонт воздушных судов (самолетов и вертолетов) и подготовку персонала. Имеет крупнейший в мире по грузоподъемности вертолетный флот. В штате — более 10 тыс. сотрудников.

Внедрение кадрового электронного документооборота в «ЮТэйр» могло бы стать историей сопротивления: значительная часть штата — пилоты и бортпроводники с разъездной работой, а также скептичные авиатехники, не вовлеченные в цифровизацию.

Однако проектной команде удалось превратить потенциальный конфликт с новыми технологиями в историю принятия и даже любви к цифре. Секрет — в поэтапном вовлечении, где у каждой группы сотрудников был свой маршрут и своя скорость движения по нему.

Осознанно не стали вовлекать 100% людей в КЭДО с первого дня. Стартовали с «теплого» сегмента — ИТ-специалистов и офисных сотрудников, которые уже были знакомы с корпоративными системами. Таким работникам хватило пары рассылок и понятной инструкции со скриншотами, которую встроили прямо в текст приглашения. Первые два месяца систему обкатывали на этой группе: отлавливали ошибки и только потом масштабировались.

Труднее происходило вовлечение авиатехников, которые работают в ангарах и не дружат с цифровизацией.

Людей постепенно «подталкивали» к системе. Работали через руководителей, проводили собрания в актовых залах, где HR-менеджеры объясняли, что электронная подпись — это безопасно.

У многих авиатехников не было смартфонов — только кнопочные телефоны. Чтобы снять это ограничение, поставили компьютеры на проходных — любой мог через них зайти в личный кабинет КЭДО. Первое время рядом дежурили ответственные коллеги, которые помогали возрастным сотрудникам. Настоящий прорыв случился позже, когда работники увидели, как удобно коллегам подписывать документы прямо с телефона.

Первые четыре месяца доля подключившихся едва достигала 25–35%. Команда проекта осознанно не форсировала события. Перелом наступил, когда в системе заработало оформление отпусков.

Этот простой, понятный и лично выгодный процесс стал тем самым «пряником», который сломал лед сопротивления.

Сегодня КЭДО в «ЮТэйр» — это стандарт. Люди оценили удобство. В некоторых департаментах более 90% сотрудников перешли в систему в первую же неделю, а через месяц показатель достиг 96%.

Каждый новичок автоматически подключается в первый день работы. Из 600 приемов за полгода лишь 5 были оформлены на бумаге. Подача заявления на отпуск теперь занимает 5 минут вместо получаса, а работа в выходной день оформляется за пару кликов без беготни с бумагами.

История № 2: О том, как развеивали сомнения педантичных банковских специалистов в КБ «Кубань Кредит»

Банк «Кубань Кредит» — один из крупнейших банков юга России с широкой филиальной сетью в Краснодарском крае, Ставропольском крае, Адыгее, Ростовской области и Москве. В штате — около 2,7 тыс. человек: офисные работники, обслуживающий персонал, технические специалисты, водители-экспедиторы.

Когда встал вопрос о переходе на кадровый электронный документооборот, руководство понимало: люди в компании привыкли к строгим правилам и полной безопасности.

Параллельно к работе подключили экспертов управления внутреннего контроля, юридического департамента и службы информационной безопасности.

Стратегия вовлечения была поэтапной. Решили стартовать с самых лояльных — ИТ-специалистов, юристов, бухгалтеров: тех, кто уже работает с компьютером и близок к цифровым процессам. Запланировали пилотную группу из четырехсот человек, но по факту подключили тысячу.

Дальше нужно было масштабировать КЭДО на весь штат, включая технический персонал — водителей-экспедиторов, которых в банке около 20%. Для этого стали использовать существующую систему кураторов. Разработали чек-листы с конкретными кейсами: как подключить сотрудника, как оформить приказ, как работать в личном кабинете. К каждому пункту прикрепили ссылку на справку Directum.

Затем выпустили информационное письмо для всех сотрудников. В нем подробно описали, что такое КЭДО, какие удобства он дает, что такое электронная подпись, где она хранится и почему это безопасно. Банковские служащие принципиально не реагируют на подозрительные сообщения, поэтому отдельно сделали акцент на СМС-уведомлениях: рассказывали о том, что сообщения от Directum не нужно игнорировать или удалять.

Вместо длинных текстов в электронных и бумажных материалах о кадровом ЭДО использовали инфографику и изображения. «Так устроен мозг, — комментирует Сергей Савицкий, руководитель проекта КБ „Кубань Кредит“ ООО. — Ему лень читать большой объем текста, он картинки быстрее запомнит».

Сотрудникам объясняли: бумага не гарантирует конфиденциальности. «Документы перевозят водители-экспедиторы, и может произойти утрата. Есть риск, что информация попадет „не в те руки“. В Банке старожилы рассказывали о том, как однажды водитель положил документы в принтер и забыл их там — поиски и разбирательства заняли очень много времени», — рассказывает Сергей.

Для тех, у кого нет рабочего ПК или тех, кто испытывает затруднения при работе с личным кабинетом, в головном офисе установили специальный киоск — компьютер с ограниченным доступом, где HR-специалист мог «провести за руку» по всем действиям. В дополнительных подразделениях ту же функцию выполняли операционные директора.

Самыми сложными для вовлечения оказались ИТ-специалисты старше 45 лет.

Сыграли свою роль и лояльные сотрудники, которые начали рассказывать коллегам, как это удобно. В отдел кадров стали звонить с благодарностями: «Какая крутая система, спасибо! Я сразу вижу в кабинете все приказы, все положения, всегда могу обратиться». А когда в Directum HR Pro добавили полисы ДМС и перечни медучреждений, люди оценили, что теперь все важные документы всегда под рукой в личном кабинете.

Сегодня на КЭДО перевели 95% сотрудников банка. Оставшиеся 5% — в основном сотрудницы в отпусках по уходу за ребенком, которых по закону нельзя присоединить до выхода на работу. Тех, кого можно было бы назвать «непримиримыми староверами», можно сосчитать буквально по пальцам одной руки.

Для новых сотрудников электронный документооборот — стандарт с первого дня: им объясняют правила, дают соглашение на подпись. Возражений не возникает. Время, которое раньше сотрудник тратил на поход в отдел кадров для подписания приказа, сократилось. Исчезли риски потери и компрометации документов. А главное — люди перестали бояться и начали пользоваться системой с удовольствием.

История № 3: О том, как в «Европлане» не брали кредит на руководителя проекта КЭДО

«Европлан» (входит в группу Альфа-Банка), многолетний лидер автолизинга* с более чем 27-летней историей.

В штате — 3+ тыс. сотрудников в 85 офисах от Калининграда до Петропавловска-Камчатского (по состоянию на июнь 2025 г., а сегодня — уже почти 4 тысяч в 114 офисах). Половина работает в Москве, половина — в регионах. Персонал офисный: бэк-офис (юристы, ИТ, бухгалтерия, кадры) и фронт-офис (специалисты по продажам). Средний возраст людей в штате — 35 лет (средний стаж работы в компании — 5 лет). Казалось бы, переход на КЭДО должен пройти легко, но увы.

После запуска кадрового ЭДО руководитель проекта Александр Царенков был уверен в успехе: «Я сидел в офисе и ждал, что сотрудники рядами выстроятся с заявлениями о переходе. Но этого не произошло. Если бы мы были в фильме, на фоне застрекотали бы сверчки в полной тишине», — рассказывает он. За первые два месяца подключилось всего 25%. При этом, одними из первых амбассадоров стали Члены Правления, которые на своем примере показали сотрудникам, что КЭДО — это не опасно и удобно.

Тогда команда начала встречаться с подразделениями напрямую — собирали департаменты по 100–150 человек, выясняли, что мешает. Обнаружили целый спектр причин.

Первая — лень. Для перехода нужно было оформить четыре документа в двух экземплярах. «Надо взять файл, распечатать, заполнить на компьютере или от руки — что вообще кажется катастрофой для офисных сотрудников», — объясняет Александр Царенков.

Вторая — незнание. Несмотря на рассылки, многие пропускали информацию. «Часть сотрудников прямо признается: я все ваши рассылки отправляю в спам, потому что мне некогда, я работаю на работе, а вы тут занимаетесь какой-то ерундой», — отмечает руководитель проекта.

Третья — страхи. Кто-то боялся, что данные утекут к мошенникам, а они оформят кредит, кто-то опасался просто «на всякий случай, мало ли что».

Команда «Европлана» составила социальный портрет «отказника». Ожидания были стереотипными: возрастной сотрудник, консервативный. Но все оказалось иначе.

Со всеми преградами решили бороться в комплексе. Главными помощниками стали: индивидуальная работа со страхами, неформальная коммуникация и амбассадоры.

• Для тех, кому было лень, сделали автозаполняемые документы. Сначала разослали готовые бумаги, потом с помощью ИТ-специалистов создали форму на портале, куда заходил сотрудник и откуда подтягивались все данные — оставалось только распечатать. В итоге каждый мог выбрать удобный вариант.
• Тем, кто боялся кредитов, объясняли, что КЭДО работает только с кадровыми документами и не связан с Госуслугами. Александр предлагал радикальный эксперимент. На одном из собраний он заявил: «Вот вам моя электронная подпись, оформляйте на меня кредит. Я не буду подавать в суд, буду выплачивать». «Прошло почти три года. Кредитов почему-то не появилось», — отмечает руководитель проекта.
• Вместо сухих инструкций сделали ставку на юмор. «Мы использовали мемы, кадры из фильмов. Хотели, чтобы у коллег сложилось впечатление: КЭДО — это просто, весело и интересно», — говорит Александр Царенков. Эффект превзошел ожидания: сотрудники начали ждать следующую рассылку. «У нас даже спрашивали: „А когда будет следующая?“ — потому что привыкли к нашим мемасикам», — отмечает руководитель проекта.

Кроме того, искали и подключали амбассадоров — сотрудников, которые оценили удобство и готовы были увлекать других.

Для тех, кто упорно отказывался от цифры, бумажные заявления не запрещали, но усложнили к ним доступ: убрали шаблоны с главной страницы портала, периодически перемещали их.

Сегодня на КЭДО перевели 99,5% сотрудников. Из почти 3 тыс. человек на бумаге остались всего 11. Время и ресурсы, которые раньше уходили на оформление и архивирование бумаг, сократились в разы. Исчезла необходимость бегать по офису в поисках руководителя для подписи — особенно актуально для удаленных сотрудников и региональных офисов.

С новыми сотрудниками проблем не возникает: все, кто оформляется в компанию, переходят на КЭДО с первого дня.

Выводы: как превратить сопротивление в принятие

1. Перевести всех сотрудников на КЭДО одномоментно невозможно

Не стоит пытаться подключить всех сотрудников в первый же день. Сначала лучше «обкатать» систему, дать людям к ней присмотреться и привыкнуть. Вовлечение может занять месяцы, и это нормально.

2. Начинайте с теплой аудитории

Во всех трех проектах подключение стартовали с самых лояльных сотрудников: ИТ-специалистов, бухгалтеров, юристов, офисных сотрудников, которые уже работают с цифровыми инструментами. Они не сопротивляются новому, быстро осваиваются и становятся амбассадорами, на которых потом равняются остальные.

3. Объясняйте, показывайте и не оставляйте без поддержки

В «ЮТэйр» для авиатехников установили компьютеры на проходных и поставили помощников рядом. В «Кубань Кредит» создали кураторов, которые проводили за руку каждого сотрудника. В «Европлане» упростили процедуру подключения, сделав автозаполняемые формы. Главный принцип: сотрудник не должен разбираться сам. Предоставьте ему понятную инструкцию, наглядный пример и живую помощь.

4. Дайте личную выгоду, и страх уйдет

Самый мощный переломный момент в каждом кейсе наступал, когда сотрудники видели практическую пользу лично для себя. В «ЮТэйр» это случилось с запуском модуля «Отпуска». В «Кубань Кредит» людей зацепили полисы ДМС в личном кабинете. В «Европлане» сделали срок рассмотрения электронных заявлений меньше, чем бумажных. Люди перестают бояться, когда видят, что система упрощает им жизнь, а не создает новые проблемы.

5. Юмор, мемы и сарафанное радио работают лучше инструкций

В «Европлане» сделали ставку на неформальную коммуникацию и выиграли: сотрудники ждали рассылки с мемами и сами вовлекались. А в «Кубань Кредит» и «ЮТэйр» сработало сарафанное радио — лояльные коллеги рассказывали о системе другим, показывали, как удобно подписывать документы с телефона. Люди доверяют людям больше, чем корпоративным письмам. А если информация подается с юмором, она запоминается лучше.

*ПАО «ЛК «Европлан» признан лидером в рэнкинге «Эксперт РА»: по итогам 2024 г. и 2023 г.: по объему нового бизнеса среди независимых лизинговых компаний. Под независимыми подразумеваются компании, не являющиеся частью банковских и/или промышленных групп.