Как уволить сотрудника через КЭДО:
пошаговая инструкция 2026
Компании привыкли к бумаге в процессах увольнения: заявления, визы, приказы, подписи. Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) меняет механику, но не отменяет требований закона. Как выстроить процесс увольнения сотрудника в КЭДО, все ли шаги можно пройти онлайн, реально ли избежать типичных ошибок при увольнении работника и защитить интересы обеих сторон, — разберем по порядку вместе с
Законно ли увольнять сотрудника через КЭДО
Да, это законно. Статья 22.1 Трудового кодекса прямо разрешает кадровый электронный документооборот. Всё, что в ней не запрещено, можно делать в цифре.
Есть только одно принципиальное ограничение. Существует четыре вида документов, которые закон пока не дает переводить в электронный формат. Один из них — приказ об увольнении. Это означает, что финальный этап расставания (подпись руководителя на приказе и ознакомление сотрудника) по‑прежнему требует «живой» бумаги.
Все остальные шаги (заявление, согласования, обходной лист, уведомления) можно и нужно проводить онлайн. Цифровая цепочка имеет полную юридическую силу при условии, что в компании внедрен КЭДО и заключено соглашение об электронном взаимодействии.
Какие есть электронные способы подачи заявления
Процесс увольнения сотрудника в КЭДО может стартовать по‑разному. Сначала разберем, как именно работник подает заявление в цифре, а затем рассмотрим другие случаи: когда инициатива исходит от компании или стороны договариваются полюбовно.
Как сотруднику подать заявление через КЭДО
Если человек увольняется по собственному желанию, его первый шаг — заявление. Отправить документ можно несколькими электронными способами. Самый надежный и безопасный — через систему КЭДО. Работник заполняет заявление в цифре, подписывает его любой разрешенной электронной подписью (УНЭП, КЭП или Госключом) и отправляет работодателю.
Другие электронные способы (почта, мессенджеры) формально не запрещены, но создают риски. Работодатель может заявить, что не идентифицировал отправителя, а сотруднику будет сложно доказать, что он направил заявление именно в этот день.
Иные сценарии старта увольнения в цифре
Процесс увольнения сотрудника может начинаться не только с его заявления. Например, когда решение принимает работодатель — при сокращении штата или за дисциплинарный проступок. В этом случае кадровый специалист готовит уведомление в системе КЭДО и направляет сотруднику. Тот подтверждает ознакомление. Весь процесс фиксируется в цифре, что исключает споры о сроках и факте уведомления.
Еще один распространенный вариант — увольнение по соглашению сторон. Работник и работодатель могут обмениваться проектами соглашения через КЭДО, обсуждать условия, а затем подписать итоговый документ электронными подписями. Это ускоряет процедуру и не требует личных встреч. Такой вариант часто выбирают, когда нужно уволить человека в короткий срок без двухнедельной отработки.
Как выстроить процесс увольнения сотрудника онлайн
Конкретная схема зависит от инициатора: увольняется ли человек по собственному желанию или решение принимает работодатель. Рассмотрим самый частый вариант — по инициативе сотрудника.
Запустить увольнение
Работник подает заявление через систему КЭДО. Документ регистрируется мгновенно, работодатель получает его без промедлений.
Важно: сотрудник обязан предупредить компанию о своем увольнении не менее чем за две недели. Отсчет начинается на следующий день после получения заявления.
Согласовать увольнение
В каждой компании есть свои внутренние процедуры.
Например, работник подал заявление. Система автоматически направила его на согласование руководителю, затем кадровику. Процесс увольнения сотрудника не тормозит из‑за отсутствия кого‑то в офисе. Задача не теряется среди бумаг и не зависает на подписи.
Многие компании уже переводят его в КЭДО и обходной лист: бухгалтерия, склад,
Сформировать приказ
Кадровик готовит приказ об увольнении, используя шаблон в системе. Данные сотрудника и основание подставляются автоматически. Такой электронный черновик удобно отправлять в системе руководителю, юристу, другим ответственным лицам.
Но сам приказ как юридически значимый документ существует только на бумаге. Вот что об этом говорит эксперт:
Подписать бумажный экземпляр
Для большинства сотрудников (тех, кто работает в офисе или на производстве) это ключевой этап, который нельзя перевести в цифру. Приказ распечатывают на бумаге. Руководитель ставит собственноручную подпись. Сотрудник в последний рабочий день знакомится с оригиналом и также расписывается. Бумажный приказ хранится в архиве компании 50 лет — это обязательное требование к документам по личному составу. Соблюдение правил помогает избежать типичных ошибок при увольнении работника.
Для дистанционных сотрудников действует исключение. Приказ об увольнении можно оформить в электронном виде, если в трудовом договоре или локальном акте о дистанционной работе это прописано. Стороны подписывают его электронными подписями (работодатель — УКЭП или УНЭП с МЧД, сотрудник — УНЭП). Такой электронный приказ имеет полную юридическую силу. Бумажную копию работник получает только по своему требованию.
Что делать, если работник (не дистанционный) отказывается ставить подпись? Тогда составляется акт об отказе от ознакомления. Его подписывает комиссия из трех человек. Акт можно оформить в электронном виде, распечатать и подшить к приказу. Это законно и подтверждает, что обязанность по ознакомлению исполнена.
Рассчитать сотрудника
В последний рабочий день компания обязана выплатить:
- зарплату за отработанные дни;
- компенсацию за неиспользованный отпуск;
- иные выплаты, например выходное пособие, если оно предусмотрено.
Ошибки в расчетах при увольнении работника встречаются нередко. Например, забывают начислить премию или неверно считают дни отпуска. Избежать их поможет внимательность бухгалтера и консолидация всей информации о персонале в одной системе.
Передать необходимые документы
В день увольнения сотруднику выдают:
- бумажную трудовую книжку, если она велась;
- справки о заработке (2‑НДФЛ, для расчета больничных);
- сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД, СТД‑Р);
- другие документы по запросу.
Часть этих документов формально должна выдаваться на бумаге. На практике многие компании этого не делают: человек может скачать их сам на Госуслугах. Но по закону бумажную копию предоставить обязаны, если сотрудник попросил. Корректная передача документов завершает процесс увольнения сотрудника.
Как отозвать заявление об увольнении
Сотрудник имеет право отозвать заявление после того, как подал его. Сделать это можно только до 23:59 последнего дня работы. Даже если человек уже получил на руки документы и расчет, но день еще не закончился, отзыв возможен.
Лучший способ — снова через систему КЭДО. Сотрудник оформляет заявление об отзыве, подписывает его электронной подписью, и задача аннулируется. Альтернатива (письменное заявление кадровику или заказное письмо) дольше по времени и создает риск не уложиться в сроки.
Важное исключение: если человек увольняется по соглашению сторон, отозвать заявление в одностороннем порядке нельзя. Соглашение подписано сотрудником и работодателем. Аннулировать его можно только по взаимному согласию.
Преимущества увольнения через КЭДО для сотрудника и работодателя
| Для сотрудника | Для работодателя |
| Не нужно ехать в офис, писать заявление от руки и ждать очереди. Достаточно двух минут и любого гаджета с доступом в Интернет. | Единая точка входа для всех заявлений. Ничего не теряется, каждое действие логируется. |
| Система сама направляет заявление нужному руководителю и кадровику. Не нужно думать, куда обращаться. | Сроки четко соблюдаются. Заявление поступает мгновенно, день начала отработки фиксируется. |
| Можно отозвать заявление за пару минут даже вечером последнего дня, не бегая по кабинетам. | Снижаются риски при судебных спорах. В системе видно, кто, когда и что подписал. Легко предоставить доказательства. |
| Все уведомления и документы собраны в одном месте, их легко найти и скачать. | В некоторых системах, например Directum HR Pro, процесс увольнения сотрудника можно настроить под специфику компании без программирования. |
Заключение
Процесс увольнения сотрудника через КЭДО полностью законен, если помнить об одном жестком требовании: приказ остается на бумаге, если речь идет не о дистанционных работниках. Все остальные шаги, от заявления до согласования обходного листа, можно перевести в цифру. Это делает расставание быстрее, прозрачнее и безопаснее для обеих сторон.
ЧАВО об увольнении в 2026 году
Как законно уволить сотрудника, который находится на больничном или в отпуске?
Законно уволить сотрудника, который находится на больничном или в отпуске, по инициативе работодателя нельзя. Трудовой кодекс это запрещает. Исключения: ликвидация компании, окончание срочного трудового договора (если договор истек, уволить можно независимо от больничного), увольнение по собственному желанию (если сотрудник сам написал заявление, даже на больничном).
Если человек болеет, дождитесь его выхода. Оформляйте увольнение первым рабочим днем после закрытия больничного.
Как уволить удаленного сотрудника, если он не выходит на связь?
Все зависит от того, что прописано в его трудовом договоре или локальном акте о дистанционной работе. Обязательно укажите официальные каналы связи (система КЭДО, корпоративная почта), сроки, в которые сотрудник обязан отвечать, и момент, с которого он считается получившим уведомление (например, на следующий день после отправки в системе).
Если удаленщик пропал и не выходит на связь дольше оговоренного срока, можно увольнять за прогул. Уведомления отправляются через КЭДО, фиксируется факт отправки. В день увольнения составляется акт об отказе от ознакомления с приказом.
Какие ошибки при увольнении работника поможет не совершить система КЭДО?
КЭДО не исправляет ошибки автоматически, но значительно снижает вероятность самых распространенных.
Заявление направляется строго тем, кому нужно: руководителю, кадровику, другим согласующим. Ничего не теряется и не попадает в чужую папку. Система отслеживает даты, и кадровик всегда видит, когда поступило заявление и когда последний день работы. Уведомления приходят автоматически, каждое действие фиксируется. Вы всегда докажете, что отправили. Отзыв, сделанный в системе, регистрируется мгновенно и не может быть «не замечен».
КЭДО не заменит юриста в сложных случаях (преимущественное право при сокращении, анализ оснований). Но он поможет избежать большинства типовых ошибок, из‑за которых компании проигрывают суды.
Можно ли уволить сотрудника задним числом через КЭДО?
Уволить сотрудника задним числом нельзя, и такой возможности не было никогда, ни в КЭДО, ни на бумаге. Задним числом увольнять незаконно по двум причинам.
Что делать, если работодатель отказывается увольнять сотрудника или сотрудник отказывается ставить подпись?
Если сотрудник отказывается подписывать бумажный приказ, в присутствии комиссии из трех человек документ зачитывается вслух, работнику предлагают расписаться. При отказе составляется акт, который подписывают все члены комиссии. Акт можно оформить в системе КЭДО, распечатать и подшить к приказу.
Если же работодатель отказывается увольнять сотрудника (получил заявление, но не оформляет увольнение), это нарушение прав работника. В такой ситуации человек может обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или сразу в суд. Заявление через КЭДО служит бесспорным доказательством того, что сроки предупреждения соблюдены.
