Надежный КЭДО для ИТ-компании:
ГНИВЦ перешел на Directum HR Pro

Предпосылки проекта

ГНИВЦ работает в восьми регионах России, управляется из Москвы. При этом сотрудники компании есть почти во всех субъектах РФ. После пандемии дистанционный и гибридный форматы стали для компании обычной практикой: сегодня более 55% сотрудников работают вне головного офиса.

Такая распределенность сделала классический бумажный документооборот через курьерские службы критическим «узким местом» с высокой долей ручного труда и рисков. HR-служба сталкивалась с серьезными трудозатратами на каждом этапе: от организации отправки документов через перевозчиков до соблюдения юридической чистоты кадровых процедур (контроль возврата и наличия всех подписей).

Отдельной точкой роста стал дистанционный наем. Компании нужно было оперативно подтверждать личность кандидатов, чтобы укладываться в сроки кадрового оформления по требованиям трудового законодательства. Стало понятно, что без электронного кадрового документооборота и удаленной идентификации этот процесс масштабировать будет сложно.

При наших масштабах HR-команда тратила колоссальное количество времени на администрирование бумажных потоков. Главным вызовом было обеспечение юридической чистоты: мы обязаны соблюдать жесткие законодательные сроки, но в «бумажной» модели результат часто зависел от внешних факторов — работы транспортных компаний или логистических сбоев. С ростом числа дистанционных сотрудников стало очевидно, что физическая доставка оригиналов — это не только неоправданные затраты, но и накопление регуляторных рисков, которыми невозможно управлять вручную.

Анастасия Харитонова, начальник отдела по учету кадров и кадрового делопроизводства ГНИВЦ

Цели и задачи

Чтобы выстроить эффективное взаимодействие с распределенными и удаленными сотрудниками, гарантировать юридическую значимость документов и снизить нагрузку на HR-службу, компания приняла решение перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО):

• перевести кадровые документы и локальные нормативные акты (ЛНА) в электронный формат;
• внедрить электронные подписи;
• настроить сбор и хранение согласий на обработку персональных данных (ПДн) в соответствии с законодательством;
• создать прозрачный и юридически чистый процесс дистанционного найма;
• сделать маршруты согласования и подписания понятными и управляемыми;
• снизить операционную нагрузку на HR-службу и сократить затраты на логистику и хранение бумажных документов.

Для решения этих задач в ГНИВЦ выбрали экосистему цифровых решений для управления персоналом Directum HR Pro. В ее пользу сыграли возможность развертывания ПО на сервере компании (on-premise), инструменты гибкой настройки и готовые механизмы для хранения кадровых документов.

Решение

Внедрение стартовало в апреле 2024 года, и уже в августе началось массовое подключение персонала к личному кабинету. В декабре 95% сотрудников дали согласие на КЭДО. С марта 2025 года компания цифровизовала прием на работу, массовый сбор и хранение согласий на обработку ПДн.

Мы не стали переводить процессы в КЭДО поэтапно. Сразу запускали систему как полноценный рабочий инструмент и оцифровали все кадровые документы, которые можно вести в электронном виде в рамках трудового законодательства. Это позволило быстро получить эффект от цифровизации и выстроить единый подход к работе.

Анастасия Харитонова, начальник отдела по учету кадров и кадрового делопроизводства ГНИВЦ

Компания самостоятельно развивает систему под свои процессы: например, настраивает интеграцию с внутренними системами для передачи и подписания документов, созданных вне 1С:ЗУП. С помощью no-code-инструментов формирует маршруты для контроля движения ЛНА: руководитель или ответственный специалист в любой момент видит, кто уже ознакомился с документом, кто отказался подписывать или еще не приступил к выполнению задачи.

Результаты

За два месяца HR-служба ГНИВЦ перевела на КЭДО порядка 1,1 тыс. сотрудников. Теперь они в дистанционном формате могут:

• получать информационные сообщения от компании;
• подавать кадровые заявления по шаблонам и в свободной форме;
• соглашаться на обработку персональных данных;
• подписывать любые кадровые документы с помощью усиленной электронной подписи: например, приказы на отпуск или изменение заработной платы, ознакомляться с локальными нормативными актами компании.

Мы заранее готовили сотрудников к переходу: объясняли преимущества КЭДО, отвечали на вопросы и помогали на этапе подключения. Лучше всего сработала персональная поддержка — она помогла быстро снять опасения и сделать переход спокойным для сотрудников.

Анастасия Харитонова, начальник отдела по учету кадров и кадрового делопроизводства ГНИВЦ

Трудоустройство проходит полностью в цифровом формате с идентификацией кандидатов через Госуслуги. Дополнительно настроили электронное подписание согласий на обработку персональных данных.

В Directum HR Pro создано 234 вида кадровых документов: приказы, заявления, уведомления, акты, обязательства, соглашения. Процесс приема на работу стал быстрее на 80%. Трудозатраты HR-специалиста и кандидата при оформлении сократились в 2 раза. Массовый сбор согласий и ознакомление с ЛНА ускорились в 18 раз. Цикл подписания сократился на 99%.За время работы в системе обработали больше сорока тысяч документов.

Планы по развитию

В ближайшие два года компания планирует интегрировать архив кадровых документов с общефирменным электронным хранилищем. Это поможет выстроить единую экосистему управления документами и организовать долгосрочное хранение в соответствии с требованиями законодательства.