Исследование Directum

Чем рискует работодатель, когда сотрудник продолжает пользоваться сертификатом электронной подписи после увольнения

Спойлер: ничем. Эксперты Directum изучили законы, судебную практику и выяснили, что электронная подпись после увольнения сотрудника недействительна при утверждении документов. А значит, бывший работник не сможет навредить компании, даже если сертификат ЭП останется у него. Почему? Разбираем в этой статье.

Исследование Directum о рисках, связанных с отсутствием автоматического отзыва сертификата УНЭП.

О чем беспокоятся компании, когда сотрудник продолжает использовать сертификат ЭП после увольнения?

Когда работнику нужно подписать цифровой кадровый документ, он использует электронную подпись. Сертификат ключа ее проверки выдается удостоверяющим центром и гарантирует юридическую силу информации. Трудовые договоры, заявления, согласия, подписанные с помощью ЭП, становятся легитимными и значимыми во всех случаях — от проверок до судебных разбирательств.

Логично, что у HR-директоров и служб безопасности возникает вопрос: «Что будет, если сотрудник продолжит использовать сертификат ЭП после увольнения? Не подпишет ли он задним числом какой-либо документ?».

Допустимо ли использование сертификата ЭП сотрудником после увольнения?

Допустимо. Согласно закону, сертификат ключа проверки электронной подписи — собственность сотрудника. Его выпуск и владение им юридически отделены от трудовых отношений. Работодатель здесь предстает третьей стороной. Увольнение — не причина аннулирования сертификата. Обязанность работодателя отзывать подпись законом тоже не предусмотрена.

Использование сертификата ЭП после увольнения остается возможным, пока сертификат не прекратит свое действие по инициативе владельца или при наступлении обстоятельств, указанных в ст. 14 Федерального закона №63-ФЗ, например:

по истечении срока действия;
если удостоверяющий центр, выдавший сертификат, прекратил деятельность;
в иных случаях, установленных законом или соглашением между удостоверяющим центром и владельцем сертификата.

Почему компания все равно в безопасности?

В кадровом ЭДО использование сертификата ЭП возможно только на основе взаимного согласия: работник подписывает документы в системе работодателя, а тот признает их юридически значимыми. Увольнение прекращает это соглашение. Если сотрудник, расторгнувший трудовой договор, подписывает двусторонний документ (например, дополнительное соглашение), такая подпись не имеет юридической силы. Это следует из статьи № 61 ТК РФ.

Возобновить трудовые отношения с помощью подписания документов в одностороннем порядке после расторжения договора бывший коллега не может. Об этом свидетельствует итог дела № 2-0024/2023 Мещанского районного суда Москвы. Прецедентов успешного использования электронной подписи для личных документов работником после увольнения нет.

Как минимизировать риски использования электронной подписи после увольнения?

Риски от электронной подписи минимальны. Но стоит заранее позаботиться о безопасности и исключить даже теоретическую возможность злоупотреблений.

Ограничьте доступ

Сразу после увольнения заблокируйте учетную запись сотрудника в системе кадрового ЭДО.
Закрепите правила применения в документах

В положение о КЭДО или инструкцию пользователя внесите пункт о том, что использование сертификата ЭП легитимно только в период действия трудового договора. После увольнения сотрудник не вправе подписывать или ознакомляться с документами в системе.
Уведомите сотрудника

При увольнении подготовьте специальное сообщение или в обходной лист добавьте утверждение о том, что права доступа сотрудника к КЭДО прекращены и использование сертификата ЭП запрещено.

Открыть исследование о рисках, связанных с отсутствием автоматического отзыва сертификата УНЭП.

ЧаВо о рисках использования электронной подписи

Обязан ли работодатель отзывать сертификат электронной подписи сотрудника при увольнении?

Нет, работодатель не обязан отзывать сертификат электронной подписи сотрудника при увольнении. Такой обязанности нет ни в ТК РФ, ни в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сертификат — личная собственность физического лица, и работодатель не вправе распоряжаться им. Отзыв инициирует только владелец или удостоверяющий центр.

Может ли бывший сотрудник восстановить трудовые отношения, подписав документ электронной подписью?

Нет, бывший сотрудник не может восстановить трудовые отношения, подписав документ своей электронной подписью после увольнения. Судебная практика (например, дело № 2-0024/2023 Мещанского райсуда Москвы) однозначно указывает: использование сертификата ЭП не возобновляет трудовые отношения и не создает юридических последствий для работодателя.

Какие последствия понесет компания, если система покажет, что уволенный сотрудник «ознакомился» с документом?

Если система покажет, что уволенный сотрудник «ознакомился» с документом, организация не понесет никаких последствий. Документ действителен, если он подписан корректно и обязательно до увольнения. Позднее ознакомление лишь фиксирует факт просмотра, но не меняет статус или содержание договора, соглашения, уведомления.

Как доказать, что документ был подписан сотрудником уже после его увольнения?

В случае спора компания может предоставить:

логи системы КЭДО, где зафиксированы дата, время и статус сертификата ЭП;
выписку из удостоверяющего центра о действительности сертификата на момент подписания;
документы о блокировке доступа сотрудника к системе после увольнения.

Если подпись поставлена после увольнения, действия считаются нелегитимными и не влекут юридических последствий для работодателя.

Соответствует ли система КЭДО требованиям безопасности и законодательства, если в ней не реализован автоматический отзыв сертификатов электронной подписи?

Да, соответствует. Законодательство не требует обязательного автоматического отзыва сертификатов. Ключевым инструментом управления доступом является блокировка учетной записи сотрудника в системе, что полностью решает задачу прекращения его полномочий.

Как в популярных системах КЭДО решается вопрос прекращения действия электронной подписи сотрудника при его увольнении?

Вопрос прекращения действия электронной подписи сотрудника при его увольнении решается путем блокировки доступа. Поскольку сертификат является персональным, а его правовой статус регулируется нормами ТК РФ, техническая блокировка учетной записи (как это происходит, например, в Directum HR Pro) — достаточная и общепринятая практика.