Как организовать кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство для бизнеса 2026
Кадровое делопроизводство (КДП) — это комплекс процессов по созданию, оформлению, учету, хранению документов, связанных с трудовыми отношениями. Без него нельзя законно нанять человека, перевести в другой отдел, отправить в отпуск или уволить.
Ошибка — полагать, что ведение кадрового делопроизводства требуется только крупным компаниям с многочисленным штатом. Даже если трудоустроен один сотрудник, нужно оформлять и хранить документацию, предусмотренную ТК РФ и другими законами.
При этом существуют законодательные нормы КДП. Они устанавливают правила: как должны составляться приказы, какие реквизиты в них включать, как фиксировать переводы, обрабатывать личные данные сотрудников и решать прочие организационные задачи.
В этой статье мы разберем, как организовать кадровое делопроизводство с нуля, какие выгоды получает бизнес от правильно выстроенной системы, как избежать типичных ошибок кадрового делопроизводства и какие документы можно перевести в цифровой формат уже сегодня.
Зачем компании грамотное кадровое делопроизводство: 4 измеримые выгоды
КДП напрямую влияет на устойчивость и эффективность бизнеса. Рассмотрим ключевые преимущества, которые получит компания от корректной организации кадрового делопроизводства.
1. Защита от штрафов
Нарушение трудового законодательства влечет административную ответственность. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, штрафы составляют: на должностных лиц — от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
Если работодатель уклоняется от оформления трудового договора или заключает договор ГПХ, фактически регулирующий трудовые отношения, штрафы значительно выше: для юрлиц — от 50 тыс. до 100 тыс. рублей.
Отсутствие обязательных ЛНА, например правил внутреннего трудового распорядка, — одна из частых ошибок кадрового делопроизводства, которая тоже грозит санкциями.
2. Прозрачность кадровых процессов
Корректно организованное кадровое делопроизводство дает руководству полную картину по персоналу: кто работает, на каких условиях, какие вакансии открыты, каков фонд оплаты труда. Штатное расписание помогает отслеживать общее количество сотрудников и структуру компании. Это основа для принятия управленческих решений — от найма до оптимизации штата.
3. Защита прав
Ведение кадрового делопроизводства по всем правилам гарантирует сотрудникам, что их права соблюдаются: не возникнет проблем с получением пособий, премий, пенсии и положенного по ТК РФ отпуска. Для бизнеса — юридическая защита при трудовых спорах.
4. Основа для перехода в электронный формат
Системное кадровое делопроизводство — это фундамент, без которого цифровизация не работает. Если в компании нет единых форм приказов, нарушаются сроки хранения или журналы ведутся от случая к случаю, то при переходе в цифру все эти проблемы не исчезнут, а лишь станут заметнее. И наоборот: когда кадровые процессы организованы корректно, переход в электронный формат дает измеримые результаты.
Для простого и быстрого КДП используйте экосистему Directum HR Pro. Она помогает управлять кадровыми процессами, сокращать время на оформление документов и минимизировать ошибки.
5 обязательных шагов по организации кадрового делопроизводства в компании
Ведение КДП с нуля требует системного подхода. Вот пять шагов, которые помогут выстроить работу правильно с самого начала.
1. Изучить нормативную базу
Нормативная база кадрового делопроизводства — это комплекс документов разного уровня, которые задают правила. Основа — Трудовой кодекс РФ. Он устанавливает основные принципы и нормы, права и обязанности сторон трудовых отношений, регулирует:
- заключение и расторжение трудовых договоров;
- оплату, охрану и нормирование труда;
- режим работы и отдыха;
- разрешение споров;
- особенности условий труда отдельных категорий работников.
Важны и другие законы. Например,
Кадровое делопроизводство в 2026 году требует особого внимания к свежим поправкам. Например, с 1 сентября 2026 года можно увеличить годовой лимит сверхурочных до 240 часов, но только если это закреплено в коллективном договоре или отраслевом соглашении. Для малого бизнеса порог численности, при котором можно заключать срочные договоры по соглашению сторон, повышен с 35 до 70 человек. Также представители компании обязаны рассматривать заявления о неполном трудовом дне в течение пяти рабочих дней.
Эти и другие нормативные акты нужно учитывать, чтобы избежать ошибок при организации КДП.
2. Назначить ответственных
Кадровое делопроизводство может вести:
- отдел кадров (в крупных компаниях);
- один специалист по КДП (в средних организациях);
- сотрудник в порядке совмещения (в малом бизнесе).
Обязанности следует прописать в трудовом договоре или должностной инструкции работника. Дополнительно можно издать приказ о назначении ответственного.
3. Утвердить формы документов
Законом не установлен точный порядок ведения кадрового делопроизводства. Работодатель вправе самостоятельно организовать работу с учетом специфики своей деятельности.
При этом обязательно оформлять:
- трудовой договор;
- приказы по личному составу (об увольнении, отпуске, привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день, о применении дисциплинарного взыскания);
- штатное расписание;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- документы, устанавливающие систему оплаты труда;
- документы, регламентирующие порядок хранения и использования персональных данных;
- правила и инструкции по охране труда.
4. Завести журналы учета
Обязательна только книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приказ Минтруда № 320н). За ее отсутствие — штраф до 50 тыс. рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.
Если все сотрудники перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный журнал учета движения ТК и вкладышей в них не нужен. Если хотя бы один работник остался с бумажной трудовой, учет нужно вести только по нему. Сотрудники, нанятые впервые после 2020 года, имеют только ЭТК — записи по ним не вносятся. Сам журнал, по разъяснениям Минтруда, ведется только на бумаге.
Журнал регистрации приказов и журнал ознакомления с ЛНА не обязательны, но полезны — упорядочивают процессы и служат доказательством в спорных ситуациях. Их ведение упрощает кадровое делопроизводство, особенно если компания активно растет или в ней несколько подразделений.
5. Организовать хранение
За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрена ответственность по статье 13.20 КоАП РФ: на должностных лиц — от 3 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридических — от 5 тыс. до 10 тыс. Утрата кадровых документов почти гарантирует проигрыш в суде, если компания не сможет подтвердить свою позицию — это одна из самых серьезных ошибок кадрового делопроизводства.
Для правильного хранения документы группируют в дела по одному вопросу или направлению работы с одинаковым сроком хранения. Каждое дело прошивают, нумеруют листы и оформляют обложку.
В архив сдают только дела со сроком хранения более 10 лет. Если срок меньше — их хранят в структурных подразделениях. Передача дел в архив возможна не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения делопроизводства.
Трудовые договоры, приказы о переводе и увольнении, приказы на отпуска без сохранения заработной платы хранятся 50 или 75 лет. Конкретный срок зависит от даты завершения делопроизводства по документу: если оно состоялось до 1 января 2003 года, то срок составит 75 лет, а если после этой даты — то 50 лет. Отсчет начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по документу было закончено. Сокращать эти сроки ни в коем случае нельзя.
Для приказов о ежегодных отпусках и командировках установлен пятилетний срок хранения. Однако если такие же документы касаются работников, занятых на вредных или опасных производствах, то для них действуют те же увеличенные сроки — 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.
Типичные ошибки кадрового делопроизводства на старте и как их избежать
При организации кадрового делопроизводства с нуля многие компании допускают одни и те же ошибки. Вот самые распространенные из них и способы их предотвращения.
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие ЛНА | Крупные штрафы от проверяющих органов. Кроме того, без этих документов работодатель проиграет суды при трудовых спорах. | Разработать и утвердить обязательные ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, документы, устанавливающие систему оплаты, правила и инструкции по охране труда, порядок обработки персональных данных сотрудников. |
| Неправильно установлены сроки хранения документов | Уничтожение документов раньше срока, что может привести к проблемам при проверках и трудовых спорах. | Руководствоваться перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива № 236. |
| Обработка персональных данных без письменного согласия | Штраф до 700 тыс. рублей для юридических лиц. |
Оформлять письменные согласия на обработку персональных данных в соответствии с |
| Неправильное оформление приказов (отсутствие обязательных реквизитов, неверные даты, отсутствие основания) |
1. Приказ может быть признан недействительным. 2. Высока вероятность, что увольнение или перевод оспорят в суде. 3. Штрафы за нарушение порядка ведения кадровой документации. |
Использовать унифицированные формы или разработанные самостоятельно, но с обязательными реквизитами. |
КДП в электронном виде
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) закреплен в Трудовом кодексе и признан государственными органами и судами. Инструмент ускоряет делопроизводство в 8 раз. По данным аналитиков, в 2025 году около 10% организаций в России уже перешли на КЭДО.
9 возражений против КЭДО VS 9 аргументов за
Что потребуется для организации кадрового делопроизводства в цифре
Для перехода на электронный кадровый документооборот необходимо:
- Издать локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения КЭДО. Ознакомить с этим документом работников.
- Получить письменное согласие сотрудников на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот.
- Оформить работникам сертификаты электронной подписи.
Важно: некоторые документы нельзя перевести в электронный формат — приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Не применяется ЭДО в отношении трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности.
Какие кадровые документы можно перевести в цифру
Ниже представлена таблица, которая поможет понять, кто и с какими документами уже сегодня может работать в электронном виде.
| Процесс | Какие документы можно перевести в цифру | Какие документы нельзя перевести в цифру | Участники процесса (состав может меняться в зависимости от организационной структуры компании) |
|---|---|---|---|
| Предоставление отпуска | Заявление на отпуск, приказ о предоставлении отпуска, график отпусков | -- | Руководители, кадровые специалисты, рядовые сотрудники |
| Ознакомление с локальными нормативными актами | Лист ознакомления с ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о защите персональных данных и др.) | -- | Кадровые специалисты, рядовые сотрудники |
| Прием на работу | Трудовой договор, доп. соглашения, заявление о приеме, приказ о приеме, договор о материальной ответственности | Трудовые книжки (сотрудник может отказаться от бумажной, и тогда работодатель просто будет передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР). Компании обязаны это делать в любом случае) | Руководители, кадровые специалисты, кандидаты |
| Увольнение | Заявление об увольнении, обходной листок, расчетный листок | Приказ о расторжении трудового договора | Работники, кадровые специалисты, руководители |
| Оформление командировок | Служебная записка на командировку, приказ о направлении в командировку, авансовый отчет | -- | Работники, руководители, бухгалтерия |
| Онбординг | План адаптации, чек-листы | -- | Новые сотрудники, кадровые специалисты, наставники |
| Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | -- | Кадровые специалисты, руководители структурных подразделений |
| Перевод сотрудника в другой отдел | Заявление о переводе, доп. соглашение к трудовому договору, приказ о переводе | -- | Работники, кадровые специалисты, руководители |
| Прохождение инструктажа по охране труда | Программы инструктажей, инструкции по охране труда | Документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда | Работники, специалист по охране труда, руководитель |
| Расследование несчастного случая на производстве | Протоколы опроса свидетелей, объяснительные записки, протокол осмотра места происшествия, приказ о создании комиссии по расследованию несчастного случая | Акт о несчастном случае на производстве | Работник, комиссия по расследованию несчастного случая, специалист по охране труда |
Выводы и пошаговый план
Организация кадрового делопроизводства с нуля — задача, требующая внимания к деталям и знания законодательства. Но грамотно выстроенная система окупается сторицей: вы защищаете бизнес от штрафов, упорядочиваете кадровые процессы и создаете основу для дальнейшей цифровизации. Помните, что кадровое делопроизводство в 2026 году предъявляет особые требования к электронному формату и защите персональных данных, а типичные ошибки кадрового делопроизводства легче предупредить, чем исправлять.
Что делать уже сегодня:
- Проведите аудит текущего состояния кадровой документации.
- Назначьте ответственного за ведение кадрового делопроизводства и закрепите документально его обязанности.
- Разработайте и утвердите все обязательные локальные нормативные акты.
- Организуйте систему хранения документов с учетом установленных сроков.
- Рассмотрите возможность перехода на КЭДО — это сэкономит время и ресурсы в долгосрочной перспективе.
Часто вопросы по кадровому делопроизводству
Можно ли ИП не вести кадровое делопроизводство?
Нет. Кадровое делопроизводство обязательно для любого работодателя — как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей, если у них есть наемные сотрудники. Даже для единственного сотрудника нужно оформлять трудовой договор, приказы, вести учет рабочего времени и хранить документы.
Какие каровые документы нужно хранить 75 лет?
Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе и увольнении, личные карточки сотрудников должны храниться 50 лет или 75 лет. Конкретный срок зависит от года, в котором завершилось делопроизводство. Если оно закончено после
Что будет, если компания потеряет трудовую книжку сотрудника?
Если компания не сохранила трудовую книжку, работник имеет полное право обратиться в прокуратуру, Государственную инспекцию труда или суд. Работодатель обязан оформить дубликат документа.
Нужно ли распечатывать электронные кадровые документы?
Нет, распечатывать их не требуется. Однако компания должна предоставить распечатанный документ, если сотрудник или проверяющие органы попросят его бумажную копию.
Кто должен разрабатывать локальные нормативные акты?
ЛНА формирует работодатель с учетом специфики организации. Ответственность за создание обычно возлагается на кадровую службу или юриста компании. ЛНА утверждаются руководителем организации.
Готовы сделать кадровое делопроизводство простым и надежным?
Directum HR Pro поможет вам автоматизировать кадровые процессы, перейти на электронный документооборот и забыть о бумажной волоките.
