Топ-5 причин не внедрять КЭДО (и почему они не работают)

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это цифровой обмен документами, связанными с работой, между компанией и сотрудниками. Заявления на отпуск, приказы о приеме, трудовые договоры — все подписывается онлайн, без бумаги и походов в отдел кадров.

Звучит удобно. Но многие организации до сих пор не решаются на переход, и у них есть свои доводы. Разберем пять основных причин, почему бизнес выступает против КЭДО.

Причина № 1

У нас маленькая компания, нам и бумаги хватит

Есть распространенное мнение, что автоматизировать кадровый документооборот нужно только гигантам с десятками тысяч сотрудников. Маленькой компании для эффективного решения задач достаточно бумаги.

Проверим эту мысль на типовой для малого бизнеса ситуации — найме удаленного сотрудника. При бумажном документообороте вы сталкиваетесь с цепочкой проблем. Курьерские услуги не дешевы. Сроки доставки зависят от логистики. Нужно перепроверять, правильно ли кандидат заполнил бумаги.

Но главный риск даже не в затратах и низкой скорости, а в том, что пока трудовой договор путешествует, сотрудник зачастую уже начинает работать. Юридически он еще не трудоустроен, а это незаконно и вдобавок небезопасно: вы не вправе требовать от человека надлежащего качества выполнения задач, а он в любой момент может уйти без предупреждения и юридически будет прав.

Система для кадрового электронного документооборота нивелирует эти риски. Договор заключается онлайн с идентификацией личности через Госуслуги. Сотрудник и работодатель подписывают документ электронными подписями, и работник сразу приступает к задачам.

Малому бизнесу свойственно расти. А вместе со штатом будет увеличиваться и объем документов. Поэтому чем раньше вы задумаетесь о цифровизации, тем более надежный фундамент создадите для дальнейшего роста.

Причина № 2

Нам нужно подписывать документы задним числом. С КЭДО так не получится

Старая добрая практика, которую упомянули выше: сотрудник уже приступил к своим обязанностям, а трудовой договор оформляется задним числом, потому что директор в отъезде или ему было некогда. Кадровик вздыхает и ставит на приказе вчерашнюю дату. С электронным документооборотом так не получится — система зафиксирует реальное время подписания.

Но действительно ли это минус КЭДО? Дело в том, что подписать документ задним числом значит внести в официальные бумаги заведомо ложные сведения. По сути, это подделка документа.

Какие риски она создает:

• За нарушение трудового законодательства, в том числе за ненадлежащее оформление трудового договора, по статье 5.27 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 50 тыс. рублей, а юридическое лицо — до 100 тыс. рублей. При повторном нарушении суммы вырастают, а ответственного сотрудника могут дисквалифицировать на срок до трех лет.
• Если будет доказано, что документы подписывались задним числом с корыстной или личной заинтересованностью, наступает уголовная ответственность по статье 292 УК РФ «Служебный подлог». Наказание — штраф до 80 тыс. рублей или даже лишение свободы до двух лет.
• Если в суд или контролирующие органы поступят документы с фиктивной датой, это попадает под статью 327 УК РФ (подделка официальных документов) или 303 УК РФ (фальсификация доказательств). Максимальное наказание — лишение свободы.

КЭДО исключает саму возможность нарушения. Система не даст вам подписать документ прошлым числом, а значит, защитит от риска получить штраф или уголовное дело. Минус КЭДО в этом случае оборачиваются плюсом: вы избавляетесь от опасной привычки и спите спокойно.

Причина № 3

Сотрудники работают на производстве, а телефоны у них кнопочные

Это еще одно частое возражение. Действительно, если человек работает за станком, а смартфона у него нет, как он будет заходить в систему КЭДО? Получается, его нужно будет заставить купить современный гаджет? Или компания должна будет это обеспечить?

В реальности все не так страшно. Проблема решается через создание специального рабочего места с доступом в Интернет. Обычно его располагают в отделе кадров, на проходной или в комнате отдыха. Если сотруднику нужно зайти в систему, он садится за этот компьютер, авторизуется со своим логином и паролем и попадает в личный кабинет.

Еще один вариант — инфокиоск. Это специальный терминал, через который тоже можно подключиться к системе и, к примеру, оформить заявление на отпуск.

А если сотрудник просто не привык к цифровым инструментам и боится, что не разберется? Интерфейс личного кабинета устроен максимально просто: плитки с популярными услугами, минимум текста, пошаговые подсказки. Не нужно быть продвинутым пользователем, чтобы оформить заявление или подписать документ. Практика показывает: после одного-двух раз любой сотрудник делает это без посторонней помощи.

Вовлечение — важная часть каждого проекта по цифровизации. Людей страшат любые перемены. Но если дать качественные разъяснения и показать реальную пользу, сотрудники станут первыми сторонниками КЭДО.

Причина № 4

КЭДО — это небезопасно. Данные могут украсть

Одна из самых пугающих проблем КЭДО: систему взломают, подписи подделают, а персональные данные утекут в открытый доступ. Для работодателя это прямой риск штрафов и репутационных потерь, для сотрудника — опасения, что подпись используют в корыстных целях, например оформят кредит.

Однако информация в системе кадрового электронного документооборота защищена лучше, чем может показаться. Используются специальные меры по идентификации и аутентификации пользователей, антивирусная защита, инструменты обнаружения и предотвращения вторжений, логирование всех действий и другие механизмы. Все это сводит к минимуму риск утечки персональных данных.

Электронная подпись хранится в облаке, и украсть ее невозможно. Чтобы подписать документ, сотрудник авторизуется в личном кабинете и вводит код, который приходит на его телефон. Без этого кода подпись не сработает.

Важное отличие от бумаги: подделать электронный документ нельзя. Посторонний человек не сможет увидеть чужое заявление или приказ — система просто не даст ему доступа. Бумажную папку может открыть кто угодно.

Что в итоге? Риски КЭДО по безопасности управляемы и значительно ниже, чем у бумажного документооборота.

Причина № 5

КЭДО — это дорого и долго. Внедрим позже

Ждать значит экономить. Или нет?

Каждый месяц промедления превращается в прямые убытки. Возьмем компанию с численностью 500–1000 сотрудников. Расходы на бумагу, тонер, курьерские доставки, аренду архивных полок и, главное, рабочее время кадровиков и линейных сотрудников складываются в сумму от 2,5 до 3 тыс. рублей на человека в год. Умножаем на 500 (число сотрудников) и получаем 1,25–1,5 млн рублей потерь ежегодно. Внедрение КЭДО под ключ потребует сопоставимых инвестиций. Окупаемость наступает уже через 6–8 месяцев.

Есть еще понятие «стоимости ожидания». Пока вы тянете с решением, вы теряете те самые 1,5 миллиона в год — 125 тыс. рублей в месяц, 4 тыс. в день. Эти деньги уходят в никуда. Конкуренты, которые уже перешли на КЭДО, эти потери исключили и направили ресурсы на развитие бизнеса. Так что откладывание на потом — дорогая стратегия.

Как перестать бояться и начать внедрять

Страхи разобрали, аргументы взвесили. Теперь — конкретные шаги, чтобы перейти от разговоров к делу.

Шаг 1. Оцените свои процессы

Найдите узкие места, где бумага тормозит работу. Это может быть наем удаленных сотрудников, согласование отпусков или оформление командировок. Необязательно автоматизировать всё сразу. Начните с одного-двух самых болезненных участков. Профильные системы дают возможность внедрять решения постепенно. Например, в  Directum HR Pro реализован принцип конструктора: вы выбираете нужные модули, а остальное, если нужно, подключаете позже.

Шаг 2. Изучите рынок

Посмотрите, что предлагают вендоры. В помощь — рейтинг систем КЭДО. В нём — список популярных на рынке программных продуктов с преимуществами и недостатками, а также перечень критериев, на которые стоит смотреть.

Шаг 3. Подготовьте обоснование для руководителя

Вам понадобятся цифры: сколько теряете на бумаге, курьерах и рабочем времени, какой срок окупаемости у КЭДО.

Шаг 4. Запустите пилот

Выберите один филиал или подразделение и внедрите КЭДО в нём. За короткий срок вы получите реальные цифры: скорость согласования, экономию времени, отзывы пользователей. Пилот снимет оставшиеся сомнения и даст базу для масштабирования.

Что дальше

После успешного пилота распространяйте систему на всю компанию и расширяйте охват HR-процессов.